Ordre du jour pour l'assemblée générale annuelle : modèle gratuit pour les syndicats de copropriété

L'assemblée générale annuelle (AGA) est l'événement le plus important dans la vie d'un syndicat de copropriété. C'est à cette occasion que les copropriétaires approuvent les états financiers, élisent les administrateurs et prennent les décisions qui engagent l'immeuble pour l'année à venir.

Préparer un ordre du jour structuré n'est pas seulement une bonne pratique : c'est une obligation légale au Québec. Le Code civil du Québec exige que l'avis de convocation, accompagné de l'ordre du jour, soit envoyé à chaque copropriétaire au moins 10 jours avant la tenue de l'assemblée (article 1087 C.c.Q.).

Un ordre du jour bien construit protège le syndicat (les décisions prises hors ordre du jour peuvent être contestées), maintient la réunion dans les temps, et permet aux copropriétaires de se préparer adéquatement.

Ce que la loi exige

Le Code civil du Québec ne prescrit pas un format précis pour l'ordre du jour, mais il impose que certaines décisions soient prises en assemblée et figurent donc nécessairement à l'ordre du jour :

• L'approbation des états financiers de l'exercice écoulé
• L'élection ou la reconduction des administrateurs
• Le choix de l'auditeur ou vérificateur (si applicable)
• L'approbation du budget prévisionnel et des contributions au fonds de prévoyance
• Depuis la Loi 16 : la présentation du bilan du carnet d'entretien

Tout point soumis au vote doit impérativement figurer à l'ordre du jour envoyé avec la convocation. Une résolution adoptée sur un point non inscrit à l'ordre du jour est nulle et sans effet.

Modèle d'ordre du jour — Assemblée générale annuelle

Voici un modèle complet que vous pouvez copier ou imprimer pour votre syndicat.

Comment personnaliser ce modèle

Adaptez le quorum à votre déclaration de copropriété. Le Code civil fixe des règles de quorum, mais votre déclaration peut les modifier. Vérifiez ce document avant chaque assemblée.

Ajoutez les points propres à votre immeuble. Si vous devez voter un projet de travaux majeurs, l'adoption d'une nouvelle règle d'immeuble, ou un emprunt, inscrivez-les comme points distincts avant la période de questions.

Joignez les documents de référence à la convocation. Pour que les copropriétaires puissent se préparer, envoyez avec l'avis : les états financiers, le budget proposé, les candidatures reçues, et le bilan du carnet d'entretien. Un copropriétaire informé, c'est une assemblée plus efficace.

Respectez le délai de 10 jours. Comptez les jours calendriers, pas les jours ouvrables. Si vous utilisez la poste, ajoutez un délai raisonnable pour la livraison.

Conseils pratiques pour une AGA réussie

Préparez la liste des présences à l'avance. Dressez la liste de toutes les unités avec le nom du propriétaire et prévoyez une colonne pour les procurations. Le contrôle du quorum doit pouvoir se faire rapidement à l'ouverture.

Limitez la durée à 90 minutes. Une assemblée bien préparée ne devrait pas dépasser 90 minutes. Si l'ordre du jour est trop chargé, reportez certains points à une assemblée spéciale plutôt que d'épuiser les participants.

Désignez un secrétaire dédié. Le président d'assemblée ne devrait pas avoir à prendre des notes en même temps qu'il anime les débats. Désignez une personne distincte pour rédiger le procès-verbal en temps réel.

Distribuez les procurations à l'avance. Envoyez un formulaire de procuration avec la convocation pour faciliter la participation des copropriétaires qui ne peuvent pas être présents.

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