Ordre du jour pour l'assemblée générale annuelle : modèle gratuit pour les syndicats de copropriété

L'assemblée annuelle est la réunion qui engage l'immeuble pour l'année. Les copropriétaires y approuvent les états financiers, élisent les administrateurs et votent les décisions de l'année à venir.

Préparer un ordre du jour structuré n'est pas seulement une bonne pratique : c'est une obligation légale au Québec. Le Code civil du Québec exige que l'avis de convocation, accompagné de l'ordre du jour, soit envoyé à chaque copropriétaire au moins 10 jours avant la tenue de l'assemblée (art. 346 C.c.Q.).

Un ordre du jour bien construit protège le syndicat (les décisions prises hors ordre du jour peuvent être contestées), maintient la réunion dans les temps, et permet aux copropriétaires de se préparer adéquatement.

Ce que la loi exige

Le Code civil du Québec ne prescrit pas un format précis pour l'ordre du jour, mais il impose que certaines décisions soient prises en assemblée et figurent donc nécessairement à l'ordre du jour :

• L'approbation des états financiers de l'exercice écoulé
• L'élection ou la reconduction des administrateurs
• Le choix de l'auditeur ou vérificateur (si applicable)
• L'approbation du budget prévisionnel et des contributions au fonds de prévoyance

Tout point soumis au vote doit impérativement figurer à l'ordre du jour envoyé avec la convocation. Une résolution adoptée sur un point non inscrit à l'ordre du jour peut être annulée par le tribunal, si un copropriétaire le demande dans les 90 jours (art. 1103 C.c.Q.).

Exemple d'ordre du jour complet, à copier

Voici un modèle complet que vous pouvez copier ou imprimer pour votre syndicat.

Comment personnaliser ce modèle

Vérifiez le quorum avant l'assemblée. Il est constitué par les copropriétaires détenant la majorité des voix, et il se calcule en valeur relative, pas par tête (art. 1089 C.c.Q.). Relisez aussi ce que votre déclaration de copropriété prévoit pour la tenue de l'assemblée.

Ajoutez les points propres à votre immeuble. Si vous devez voter un projet de travaux majeurs, l'adoption d'une nouvelle règle d'immeuble, ou un emprunt, inscrivez-les comme points distincts avant la période de questions.

Joignez les documents de référence à la convocation. Pour que les copropriétaires puissent se préparer, envoyez avec l'avis : les états financiers, le budget proposé et les candidatures reçues.

Respectez le délai de convocation. Au moins 10 jours avant la séance, au plus 45 jours, et davantage si votre déclaration l'exige. Comptez les jours calendriers, pas les jours ouvrables. Si vous utilisez la poste, ajoutez un délai raisonnable pour la livraison. Notre guide de l'assemblée générale au Québec détaille les pièces obligatoires, et notre pilier sur le quorum et les majorités dit quel seuil s'applique à quelle décision.

Ce qui fait durer une assemblée

Préparez la liste des présences à l'avance. Dressez la liste de toutes les unités avec le nom du copropriétaire et prévoyez une colonne pour les procurations. Le contrôle du quorum doit pouvoir se faire rapidement à l'ouverture.

Limitez la durée à 90 minutes. Une assemblée bien préparée ne devrait pas dépasser 90 minutes. Si l'ordre du jour est trop chargé, reportez certains points à une assemblée extraordinaire plutôt que d'épuiser les participants.

Désignez un secrétaire dédié. Le président d'assemblée ne devrait pas avoir à prendre des notes en même temps qu'il anime les débats. Désignez une personne distincte pour rédiger le procès-verbal.

Distribuez les procurations à l'avance. Envoyez un formulaire de procuration avec la convocation pour faciliter la participation des copropriétaires qui ne peuvent pas être présents.

Kohabit couvre cette séquence : la convocation part de l'assemblée, les procurations se reçoivent avant la séance, et le procès-verbal est prérédigé à la clôture.

Cet ordre du jour n'est qu'une pièce du travail annuel du conseil. Notre guide de l'autogestion d'une petite copropriété replace l'assemblée dans le calendrier complet d'un conseil bénévole.

Sources

• Code civil du Québec, art. 346 (délai de convocation), sur LégisQuébec
• Code civil du Québec, art. 1087, 1089 et 1103 (copropriété divise), sur LégisQuébec

Écrit par Ben, fondateur de Kohabit et administrateur bénévole de sa propre copropriété. Cet article informe, il ne remplace pas un avis juridique.