Tenez votre assemblée générale dans Kohabit, en salle, à distance, ou les deux.
Une salle louée pour une soirée, un quorum recompté à la main, des procurations sur papier, et un procès-verbal rédigé à minuit sur un coin de table. L'assemblée annuelle est la soirée la plus lourde de l'année d'un conseil. Elle n'a pas à l'être.
Le déroulé
Six étapes, de la convocation au procès-verbal.
Convoquer
L'ordre du jour se compose point par point, la convocation part à toute la copropriété avec le préavis légal, et le document envoyé reste archivé tel quel.
Chacun répond depuis son courriel
Le lien de la convocation ouvre une page où l'on agit, sans compte ni mot de passe : annoncer sa venue, donner procuration, proposer un point à l'ordre du jour, déposer son bulletin d'avance.
Kohabit vérifie au passage ce qui se découvre d'habitude le soir venu : il ne propose comme mandataires que les copropriétaires inscrits de l'immeuble, refuse le mandat qu'on se donne à soi-même, et rappelle à l'écran qu'un bulletin déposé d'avance ne comptera que si son auteur est présent ou représenté.
Kohabit relance à votre place
Trois relances partent seules, et seulement à ceux que cela concerne : sept jours avant à ceux qui n'ont pas répondu, la veille à toute la copropriété, une heure avant à ceux qui ont annoncé leur venue. Personne n'a à tenir la liste de qui a répondu.
Ouvrir la séance
Vous ouvrez, et un courriel part à toute la copropriété, y compris à ceux qui n'ont jamais activé leur compte. Chacun se déclare présent depuis son lien, dans la salle ou de chez lui, et le quorum se calcule sous vos yeux au lieu d'être pointé ligne à ligne.
Voter point par point
Chaque résolution s'ouvre, se vote et se ferme séparément. La salle et ceux qui suivent de chez eux votent sur le même scrutin, l'élection du conseil comprise. Les voix sont pondérées par quote-part, les procurations comptées avec celles de leur mandant, et la majorité applicable est calculée pour vous.
Clore et publier
La séance close, le procès-verbal est déjà écrit : ordre du jour, présences, résultats de chaque vote. Vous relisez, vous corrigez, vous envoyez.
Ce que la loi exige
Ce que le Code civil demande, et ce que Kohabit fait.
Les règles ci-dessous sont celles que le produit applique déjà, écrites dans son code et vérifiées à chaque assemblée.
Convocation avec préavis, quorum constaté à l'ouverture, majorités calculées selon le type de décision, procurations comptées avec les voix du mandant, participation à distance, procès-verbal transmis dans les délais : Kohabit applique ces règles à chaque assemblée.
Questions fréquentes
Les copropriétaires ont-ils besoin d'un compte pour voter ?
Que se passe-t-il si le quorum n'est pas atteint ?
Peut-on mélanger la salle et la participation à distance ?
Le procès-verbal produit est-il valide ?
Combien ça coûte ?
Prêt à essayer avec votre copropriété ?
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