Tenez votre assemblée générale dans Kohabit, en salle, à distance, ou les deux.
Une salle louée pour une soirée, un quorum recompté à la main, des procurations sur papier, et un procès-verbal rédigé à minuit sur un coin de table. L'assemblée annuelle est la soirée la plus lourde de l'année d'un conseil. Elle n'a pas à l'être.
Lire la transcription
Une fois par an, le conseil tient son assemblée générale. Une salle louée pour la soirée, des procurations sur papier, un quorum recompté à la main, et un procès-verbal écrit des semaines plus tard, à partir de notes où il manque la moitié.
Dans Kohabit, vous composez l'ordre du jour point par point. La convocation part à toute la copropriété avec le préavis, et reste archivée telle qu'envoyée.
Chacun répond depuis son courriel, sans créer de compte. On annonce sa venue, on donne procuration à un voisin, ou on vote d'avance. Et les relances partent seules, à ceux qu'elles concernent.
Le soir venu, vous ouvrez la séance. Chacun se déclare présent depuis le lien reçu par courriel, sur son téléphone, dans la salle ou de chez lui, et le quorum se met à jour à chaque arrivée.
Les résolutions se votent une à une. La salle et ceux qui suivent à distance répondent au même scrutin. Les voix sont pondérées par quote-part, procurations comprises, et la majorité applicable est calculée pour vous.
À la clôture, le procès-verbal est déjà rédigé : présences, décisions, résultat de chaque vote. Vous le relisez, vous le corrigez, et il part à toute la copropriété, avec la feuille de présence en annexe.
Votre prochaine assemblée, en salle, à distance ou les deux, peut se tenir dans Kohabit. Essayez-le gratuitement pendant soixante jours.
Le déroulé
Six étapes, de la convocation au procès-verbal.
Convoquer
L'ordre du jour se compose point par point, la convocation part à toute la copropriété avec le préavis légal, et le document envoyé reste archivé tel quel.
Chacun répond depuis son courriel
Le lien de la convocation ouvre une page où l'on agit, sans compte ni mot de passe : annoncer sa venue, donner procuration, proposer un point à l'ordre du jour, déposer son bulletin d'avance.
Kohabit vérifie au passage ce qui se découvre d'habitude le soir venu : il ne propose comme mandataires que les copropriétaires inscrits de l'immeuble, refuse le mandat qu'on se donne à soi-même, et rappelle à l'écran qu'un bulletin déposé d'avance ne comptera que si son auteur est présent ou représenté.
Kohabit relance à votre place
Trois relances partent seules, et seulement à ceux que cela concerne : sept jours avant à ceux qui n'ont pas répondu, la veille à toute la copropriété, une heure avant à ceux qui ont annoncé leur venue. Personne n'a à tenir la liste de qui a répondu.
Ouvrir la séance
Vous ouvrez, et un courriel part à toute la copropriété, y compris à ceux qui n'ont jamais activé leur compte. Chacun se déclare présent depuis son lien, dans la salle ou de chez lui, et le quorum se calcule sous vos yeux au lieu d'être pointé ligne à ligne.
Voter point par point
Chaque résolution s'ouvre, se vote et se ferme séparément. La salle et ceux qui suivent de chez eux votent sur le même scrutin, l'élection du conseil comprise. Les voix sont pondérées par quote-part, les procurations comptées avec celles de leur mandant, et la majorité applicable est calculée pour vous.
Clore et publier
La séance close, le procès-verbal est déjà écrit : ordre du jour, présences, résultats de chaque vote. Vous relisez, vous corrigez, vous envoyez.
Ce que la loi exige
Ce que le Code civil demande, et ce que Kohabit fait.
Les règles ci-dessous sont celles que le produit applique déjà, écrites dans son code et vérifiées à chaque assemblée. Les articles du Code civil qui les fixent sont cités dans notre guide de l'assemblée générale.
voir aussi les obligations Loi 16 (carnet et fonds de prévoyance)
- Convocation et délais
- Le Code civil dit ce qu'on joint à l'avis de convocation, et fixe le délai à dix jours au moins, quarante-cinq au plus. Kohabit retient quinze jours, plus que le minimum, parce que beaucoup de déclarations de copropriété l'exigent. L'assemblée refuse de partir tant que la date ne laisse pas le préavis, et la convocation envoyée reste archivée : c'est la pièce qu'un recours en annulation vient réclamer.
- Quorum
- Le quorum se constate à l'ouverture, et il se compte en voix, jamais en têtes. Il se calcule en direct à mesure que vous cochez les présents et les mandats. S'il n'est pas atteint, l'assemblée peut être ajournée et reconvoquée sur le même exercice.
- Majorités selon le type de décision
- Le dénominateur change selon la décision : les voix présentes ou représentées pour les décisions ordinaires et pour les travaux sur les parties communes, toutes les voix de la copropriété pour les rares décisions qui changent la destination de l'immeuble. Vous choisissez le type de décision, et la majorité applicable est calculée avec le bon dénominateur. Une abstention pèse alors exactement ce que le Code lui fait peser, ce qui surprend souvent.
- Procurations
- Le mandat se donne par écrit. Le droit québécois ne plafonne pas le nombre de mandats qu'une même personne peut détenir, et une déclaration de copropriété ne peut pas en fixer un. Les procurations se reçoivent avant la séance, s'affichent dans la feuille de présence et comptent avec les voix de leur mandant, sans ressaisie. Kohabit ne plafonne donc rien : il indique au président combien de mandats chaque personne détient, et c'est au président d'en juger. Un mandant qui se présente reprend ses voix.
- Participation à distance
- La tenue à distance est un droit permanent depuis le 9 décembre 2021 : aucune condition à vérifier, aucune résolution préalable. Le lien de visioconférence vit dans l'assemblée, et un copropriétaire à distance vote exactement comme celui qui est dans la salle.
- Procès-verbal
- Le procès-verbal se transmet dans les trente jours de l'assemblée. Il est prérédigé à la clôture à partir du déroulé réel de la séance, et l'échéance de trente jours est suivie pour vous.
Questions fréquentes
Les copropriétaires ont-ils besoin d'un compte pour voter ?
Que se passe-t-il si le quorum n'est pas atteint ?
Peut-on mélanger la salle et la participation à distance ?
Le procès-verbal produit est-il valide ?
Combien ça coûte ?
Essayez-le avec votre copropriété.
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