Conditions d'utilisation

1. Acceptation des conditions

En accédant et en utilisant la plateforme Kohabit, vous acceptez d'être lié par les présentes conditions d'utilisation. Si vous n'acceptez pas ces conditions, veuillez ne pas utiliser notre service.

2. Description du service

Kohabit est une plateforme de gestion de copropriété qui permet aux syndicats et aux copropriétaires de gérer leurs documents, communications, votes et autres aspects de la gestion quotidienne d'une copropriété.

3. Utilisation du service

Vous vous engagez à utiliser Kohabit uniquement à des fins légales et conformément à ces conditions. Vous acceptez de ne pas :

• • Utiliser le service de manière à violer les lois applicables
• • Transmettre des contenus illégaux, nuisibles ou offensants
• • Tenter d'accéder de manière non autorisée au service ou aux systèmes
• • Utiliser le service pour envoyer du spam ou des communications non sollicitées

Stockage de fichiers

Kohabit alloue par défaut 100 Go d'espace de stockage par copropriété pour les fichiers téléversés (annonces, documents, tickets de maintenance, conversations, photos, logo). Au-delà de cette limite, le téléversement est bloqué jusqu'à libération d'espace ou augmentation du quota.

Pour des raisons de sécurité, les formats de fichiers exécutables (.exe, .bat, .sh, .js, .svg, etc.) sont refusés. Les formats acceptés sont : PDF, images (JPEG, PNG, GIF, WebP, HEIC), documents Office (Word, Excel, PowerPoint), OpenDocument et texte. La taille maximale par fichier est de 10 Mo en général, et 25 Mo pour les documents légaux (procès-verbaux, contrats).

Nous nous réservons le droit de modifier le quota par défaut et proposerons des plans tarifaires avec des limites supérieures à mesure que la plateforme évolue. Les fichiers téléversés sur la démo publique sont rejetés pour éviter toute pollution.

4. Compte utilisateur

Vous êtes responsable de maintenir la confidentialité de vos identifiants de connexion et de toutes les activités qui se produisent sous votre compte. Vous devez nous notifier immédiatement de toute utilisation non autorisée de votre compte.

Pour créer un compte, vous déclarez avoir au moins 18 ans ou bénéficier du consentement de votre tuteur légal.

5. Propriété intellectuelle

Tous les contenus de la plateforme Kohabit, y compris mais sans s'y limiter, les textes, graphiques, logos, et logiciels, sont la propriété de Technologies Kohabit Inc. ou de ses concédants de licence et sont protégés par les lois sur la propriété intellectuelle.

6. Limitation de responsabilité

Kohabit est fourni "tel quel" sans garantie d'aucune sorte. Nous ne garantissons pas que le service sera ininterrompu, sécurisé ou exempt d'erreurs. Dans la mesure permise par les lois de la province de Québec, Technologies Kohabit Inc. décline toute responsabilité pour les dommages directs, indirects ou consécutifs résultant de l'utilisation du service.

7. Modifications des conditions

Nous nous réservons le droit de modifier ces conditions d'utilisation à tout moment. Pour tout changement substantiel, nous vous en informerons par email avec un préavis raisonnable avant son entrée en vigueur. Il est de votre responsabilité de consulter régulièrement ces conditions pour les modifications mineures.

8. Intégration Drive (optionnelle)

Kohabit propose, en option, de synchroniser les documents d'une copropriété avec un service de stockage externe (Microsoft OneDrive ou SharePoint). Cette fonctionnalité est désactivée par défaut et ne s'active que par une action explicite de l'administrateur (membre de la gestion).

• • Transfert hors Canada : en activant cette option, l'administrateur accepte que des copies des documents soient stockées chez Microsoft, un fournisseur américain, hors de l'hébergement canadien de Kohabit et soumises au droit américain (CLOUD Act). Voir notre page sur la souveraineté des données.
• • Responsabilité de l'administrateur : l'administrateur qui active l'intégration est responsable du compte Microsoft utilisé, des autorisations accordées et de la conformité de ce transfert avec ses obligations, notamment la Loi 25.
• • Contrôle limité de Kohabit : Kohabit ne contrôle pas et ne peut pas supprimer les copies présentes sur le Drive de l'administrateur. La déconnexion du Drive ou la suppression d'un document dans Kohabit ne supprime pas les copies déjà déposées : il revient à l'administrateur de les retirer depuis son propre Drive.

9. Abonnement et facturation

Abonnement. L'accès à Kohabit est offert sous forme d'abonnement payant. Le tarif est de 2,99 $ CAD par porte et par mois, ou de 29,90 $ CAD par porte et par an. Une « porte » désigne une unité d'habitation de votre association, qu'elle soit occupée ou non. Les taxes applicables (TPS et TVQ pour le Québec) s'ajoutent à ces montants et sont calculées selon la province de l'association.

Disponibilité du service. Avec l'offre payante, Kohabit met en œuvre ses meilleurs efforts pour assurer une disponibilité et une performance élevées du service, avec des sauvegardes quotidiennes et une surveillance continue. Le service est fourni « en l'état » : nous ne garantissons pas une disponibilité ininterrompue et exempte d'erreurs, mais nous nous engageons à une diligence raisonnable pour prévenir, détecter et corriger les incidents dans les meilleurs délais, et à vous informer en cas d'interruption majeure.

Période d'essai. Une période d'essai gratuite d'un mois (30 jours) est offerte une seule fois par association, lors de la première souscription. Aucun montant n'est prélevé pendant l'essai. Un aperçu (proforma) de la première facturation vous est transmis.

Facturation et renouvellement automatique. L'abonnement est renouvelé automatiquement à chaque échéance (mensuelle ou annuelle) et débité sur le moyen de paiement enregistré, jusqu'à annulation de votre part. En souscrivant, vous autorisez ces prélèvements récurrents. Une facture est émise et accessible à chaque prélèvement. Pour les abonnements annuels, un préavis vous est envoyé par courriel environ 30 jours avant le renouvellement.

Modification du tarif. Tout changement de tarif vous est communiqué par courriel au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Vous restez libre d'annuler avant cette date.

Changement de formule. Le passage à une formule supérieure prend effet immédiatement : le temps déjà payé mais non utilisé de votre formule actuelle est crédité, la nouvelle formule est facturée au tarif plein (déduction faite de ce crédit) et une nouvelle période démarre à la date du changement. Le changement ne s'applique que si le paiement du montant net réussit. Le passage à une formule inférieure prend effet à la fin de la période en cours, sans remboursement de la période déjà payée.

Défaut de paiement. En cas d'échec d'un prélèvement, votre accès complet est maintenu pendant 7 jours, avec relances. Passé ce délai et sans régularisation, l'accès des gestionnaires devient restreint, puis suspendu après 14 jours au total. L'accès des copropriétaires n'est jamais suspendu.

Annulation. Vous pouvez annuler votre abonnement à tout moment depuis votre espace. Aucun renouvellement ni prélèvement n'a lieu ensuite.

• • Formule mensuelle : l'accès demeure actif jusqu'à la fin du mois déjà payé ; le mois en cours n'est pas remboursé.
• • Formule annuelle : vous pouvez soit conserver l'accès jusqu'à la fin de l'année déjà payée (sans remboursement), soit annuler immédiatement avec un remboursement partiel. Dans ce dernier cas, le temps déjà utilisé est facturé au tarif mensuel en vigueur (le rabais annuel étant conditionné à l'engagement sur l'année) et le solde vous est remboursé. Au-delà d'environ dix mois d'utilisation, le temps consommé atteint le prix annuel : aucun remboursement n'est alors dû.

Remboursements. Hors le remboursement partiel d'annulation annuelle ci-dessus et les erreurs de facturation de notre part, les sommes versées ne sont pas remboursables. Kohabit peut, à sa discrétion, procéder à un remboursement à titre de geste commercial.

Données. Vos données restent votre propriété et sont conservées intégralement pendant la durée de l'abonnement. Vous pouvez les exporter à tout moment depuis vos paramètres.

10. Résiliation et suppression de compte

Vous pouvez fermer votre compte à tout moment en nous contactant à [email protected].

Suite à la fermeture, vos données personnelles sont supprimées dans un délai de 30 jours, sauf obligation légale de conservation plus longue. Les données relatives aux opérations de la copropriété (documents, procès-verbaux, etc.) peuvent être conservées conformément aux exigences légales applicables aux syndicats de copropriété.

11. Droit applicable et juridiction

Les présentes conditions d'utilisation sont régies par les lois de la province de Québec et les lois fédérales canadiennes applicables. Tout litige découlant de l'utilisation de la plateforme sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux du Québec.

12. Contact

Pour toute question concernant ces conditions d'utilisation, veuillez nous contacter à [email protected].