Nouveautés

Les administrateurs sont prévenus une semaine avant la fin de l'essai, puis trois jours avant, par courriel et dans Kohabit. L'adresse de contact de la copropriété reçoit une seule copie, et aucune si elle est déjà celle d'un administrateur.

Indiquez le montant, le nombre de versements et le fonds : chaque unité reçoit sa part selon sa quote-part, au cent près, dans un appel de fonds qui porte ses versements. Elle se prépare aussi depuis un vote dont le oui l'emporte. Rien ne part avant que vous émettiez.

Un vote se ferme à son échéance. Sa page dit le résultat, en voix, et l'annonce du résultat est prête : relisez-la, envoyez-la. L'idée qui a donné lieu au vote suit le résultat.

Kohabit propose ce qui attend le conseil : factures à approuver, idées appuyées, votes terminés, demandes sans suite. Ajoutez-les à l'ordre du jour et envoyez-le aux administrateurs. Après la réunion, notez la décision de chaque point puis appliquez-les : la facture s'approuve, l'idée devient un vote, et le procès-verbal les reprend.

Importez votre liste de fournisseurs depuis un fichier Excel ou CSV. Chaque fournisseur a aussi une personne ressource, et la liste s'affiche en cartes ou en tableau.

Pour chaque composante du carnet, notez les gros travaux prévus : leur année ou leur fréquence, et leur coût estimé.

Les composantes se classent avec le code complet, par exemple B3010 Couvertures de toit, comme dans une étude du fonds de prévoyance. Choisir le code remplit le nom et la catégorie.

Après une intervention consignée avec un montant, Kohabit indique la date à laquelle payer la facture, avec un lien pour la payer.

Les fournisseurs du métier apparaissent en premier, l'échéance se règle en un clic, et un numéro de facture déjà utilisé chez le même fournisseur est signalé.

Résolutions, procès-verbaux d'assemblée, déclaration de copropriété, garanties et étude du fonds de prévoyance.

Le copropriétaire n'a plus à choisir une composante du carnet en signalant un problème. Le conseil la relie ensuite, s'il le faut.

Un voisin vous tend son chèque dans le corridor, un autre n'a rien payé depuis septembre. Aujourd'hui liste maintenant les copropriétaires en retard, avec ce qu'ils doivent et la date du dernier rappel. « Enregistrer un paiement » s'ouvre rempli depuis cette ligne, depuis la fiche d'un appel de fonds ou depuis le relevé, et dit sur quels appels l'argent ira avant que vous enregistriez. Sous Budgéter et encaisser, la Saisie des chèques prend les chèques d'un dépôt en une fois, avec une seule date : celle que montre votre relevé. Les rappels de retard reviennent, si le conseil le décide : un rappel 10 jours après l'échéance, un second à 30 jours, puis le dossier revient au conseil, sans autre courriel. Avant de les activer pour l'exercice, la page Rappels de retard montre qui recevrait quoi le lendemain, et le courriel de chaque étape. Personne n'est rappelé pendant qu'un paiement déclaré attend votre validation, ni pendant une entente notée avec le voisin. Les frais de retard calculés arrivent aussi dans Aujourd'hui. Rien ne part tant qu'un membre du conseil n'a pas donné son accord.

Un copropriétaire qui ouvre Kohabit arrive sur son Accueil. En tête, une phrase dit s'il a quelque chose à faire (« Rien à faire aujourd'hui », « Deux choses vous attendent ») avec au plus trois lignes. Ce qu'il doit et pour quand, l'année en douze pastilles (payé, en retard, déclaré, à venir), la façon de payer avec une seule référence à inscrire, et un bouton « J'ai payé » ; une déclaration reste « en attente de validation » jusqu'à ce que le conseil la valide. Les votes en cours, avec le nombre d'unités qui ont déjà voté. Ses demandes d'entretien en trois étapes : signalée, prise en charge, réglée. Ce que le conseil a fait ces 30 derniers jours : demandes réglées, entrées au carnet d'entretien, votes clos. Le locataire y trouve les nouvelles du conseil et ses demandes. Mes finances se lit plus simplement : l'état en tête, comment payer à côté, un relevé d'une ligne par appel et par versement, l'échéancier replié. Côté conseil, « Voir ce que reçoivent vos voisins » est à côté de chaque envoi à l'immeuble (annonce, vote, appel de fonds, convocation), et Aujourd'hui signale des appels de fonds partis sans coordonnées de paiement.

Le soir, en ouvrant Kohabit, vous arrivez sur Aujourd'hui : tout ce qui attend un administrateur, rangé par échéance. En retard, aujourd'hui, cette semaine, plus tard. Une facture échue, un paiement déclaré, une demande urgente que personne n'a prise, un vote qui finit sans quorum, une attestation à produire, un procès-verbal à envoyer, une tâche du carnet d'entretien en retard. Approuver une facture, valider un paiement, assigner une demande ou relancer ceux qui n'ont pas voté se fait dans la ligne, sans changer d'écran. Une demande peut aussi se clore avec un motif (réglée hors Kohabit, sans suite, en double), et la personne qui l'a signalée le reçoit. Une tâche du carnet peut se replanifier. Quand les retards s'accumulent, la liste reste lisible : au-delà de trois choses du même genre, une seule ligne les compte et ouvre l'écran où les traiter. La courbe de recouvrement reste dans Rapports.

À l'inscription, vous dites comment vos unités sont numérotées (1, 2, 3, ou 101, 102 par étage, ou à écrire vous-même), et Kohabit les crée. Vous les vérifiez ensuite sur une seule page, où vous choisissez aussi la vôtre. Vous donnez leur accès aux autres administrateurs, avec un message que vous pouvez réécrire et voir tel qu'il partira. Cette semaine-là, le conseil essaie Kohabit entre administrateurs : la prochaine réunion du conseil, les documents de l'immeuble, une annonce envoyée au conseil seulement. Chaque geste se coche de lui-même. Quand le conseil est prêt, vous prévenez l'immeuble : collez votre liste de voisins depuis Excel ou un courriel, ou saisissez-les un par un, relisez l'annonce proposée, voyez le courriel tel qu'un voisin le recevra, et envoyez. L'annonce porte leur invitation, sans courriel d'invitation à part. Le lendemain, la page Vos voisins dit, unité par unité, qui a été prévenu, qui a lu l'annonce et qui a activé son accès, et relance en un geste ceux qui n'ont rien ouvert. La liste du tableau de bord suit ces trois temps, sans points.

Vos copropriétaires cliquent toujours sur leur réponse dans le courriel, sans compte. La page qui s'ouvre leur demande maintenant de confirmer leur choix. Certains filtres de courriel d'entreprise ouvrent les liens avant leur destinataire, et la page enregistrait alors le vote toute seule : désormais, seul le copropriétaire vote. Rien à faire de votre côté. Par la même occasion, un copropriétaire qui active son accès accepte les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité, comme à l'inscription. Et à l'inscription, Kohabit vous demande de confirmer votre adresse courriel : d'ici là, vous pouvez tout préparer, mais rien ne part à vos voisins. Une faute de frappe dans l'adresse se voit tout de suite.

Tenir les comptes, Résultats : pour chaque fonds, ce qui y reste, les revenus et les dépenses de la période, et ce que le budget prévoyait. Puis ce que doivent les copropriétaires, les factures à payer, et les dépenses de l'exploitation par catégorie, chacune avec ses factures. Votre comptable y trouve l'état des résultats par compte aux six colonnes des comptables de copropriétés (réel et budget de la période, cumuls, budget annuel, cumul de l'an dernier). Chaque montant ouvre les écritures de son compte ; s'y ajoutent la balance de vérification, le bilan par fonds avec l'évolution de l'actif net, et le journal en CSV pour son logiciel. Rien ne se saisit deux fois : Kohabit tire ces écritures des appels de fonds, des paiements et des factures. Le conseil ouvre cette vue comptable dans les réglages, s'il la veut.

Le rapport financier annuel devient les états financiers de l'exercice : les résultats par fonds avec l'exercice précédent en regard, l'évolution de l'actif net, le bilan à la fin de l'exercice, et des notes préremplies (le syndicat, les conventions comptables, le solde de chaque fonds, les obligations du carnet d'entretien avec leur dernière date). En PDF, avec en annexe les appels de fonds de l'exercice, et archivés tels quels à la clôture. Ils sont en comptabilité d'exercice ; le solde de caisse de chaque fonds reste à l'écran Comptabilité. Et le budget montre l'exercice précédent, prévu et réel, par catégorie.

Un copropriétaire de 70 ans ou plus vous demande son relevé pour le crédit d'impôt pour maintien à domicile des aînés. Dans Comptabilité, Crédit d'impôt des aînés, classez les factures de l'année à leur ligne de la grille de Revenu Québec (ménage des aires communes, déneigement, tonte), et Kohabit additionne la grille, calcule le pourcentage et la part de chaque copropriétaire selon les charges qu'il a payées. Une facture qui revient chaque mois se voit proposer la ligne déjà choisie. Sa fiche PDF donne les montants à reporter sur le formulaire TPZ-1029.MD.5 ; c'est le conseil qui le remplit, le signe et le transmet.

Au renouvellement, le courtier demande les polices, la dernière évaluation de la valeur de reconstruction, l'état des fonds, les sinistres, les travaux et les procès-verbaux. Dans Assurances, le menu « … » produit le dossier en PDF, dans l'ordre de la liste que la Chambre de l'assurance de dommages conseille aux syndicats : le conseil et le gestionnaire, les assurances en vigueur et leurs franchises, les fonds et leurs cotisations, les franchises et indemnités des cinq dernières années, les travaux consignés au carnet et les remplacements prévus, les assemblées et leurs procès-verbaux, les pièces de votre médiathèque à joindre. Ce que Kohabit ne tient pas, comme l'année de construction ou les poursuites, se complète à la dernière page. Il accompagne le questionnaire de l'assureur, il ne le remplace pas.

Sous les notes des états financiers, « Compléter les notes » : le conseil ou le comptable y écrit les engagements (un contrat de plusieurs années), les éventualités (une réclamation en cours) et les événements survenus après la fin de l'exercice. Ils paraissent à la suite des notes préremplies, et se figent à la clôture de l'exercice. La fiche de chaque bâtiment reçoit son année de construction et la valeur de reconstruction du dernier rapport de l'évaluateur agréé : le dossier pour l'assureur et les notes les reprennent, et ne les redemandent plus à la main. Enfin, le relevé du crédit d'impôt des aînés propose pour chaque facture la ligne choisie l'an dernier pour le même fournisseur.

À sa première arrivée sur le tableau de bord, le conseil voit une courte vidéo : saisir les unités et leur quote-part, indiquer la sienne, puis inviter les copropriétaires, et pourquoi chaque étape compte. Elle reste en tête de la liste « Pour démarrer », et le courriel de bienvenue y mène aussi. La visite des menus ne part plus d'elle-même : « Revoir la visite », dans le menu du compte, la relance quand vous voulez, et « Revoir la vidéo de démarrage » est juste à côté.

Une facture saisie à la main, le coût d'une intervention ou celui d'une tâche du carnet d'entretien : c'est la même facture, avec sa pièce rangée dans les documents, catégorie Factures, et la même règle d'approbation. Déjà payée, on indique quand, par quel mode et avec quelle référence (numéro de chèque, confirmation de virement), pour la retrouver au rapprochement bancaire. Un paiement saisi par erreur s'annule depuis la facture, avec son motif. Les soumissions et devis ont leur catégorie, et la catégorie d'un document se propose d'après le nom du fichier.

Comme les chèques à deux signatures. La comptable saisit la facture et sa pièce ; deux administrateurs l'approuvent depuis la fiche, téléphone compris ; elle se paie ensuite. La règle est une décision du conseil : à partir de quel montant, une ou deux approbations, et le texte de la résolution pour le procès-verbal. Un refus porte son motif, une modification du montant relance l'approbation, une urgence se paie sans attendre avec un motif, puis se ratifie. Un fournisseur qui facture chaque mois s'approuve une fois, sous un plafond. Chaque décision est inscrite à un journal qui ne se modifie pas, repris dans le journal pour le comptable.

Le conseil invite la CPA qui tient les livres, ou le gestionnaire qu'il mandate, sans leur attribuer d'unité. La comptable ne voit que les finances, leurs pièces et les documents que le conseil lui confie, et n'y décide rien ; le gestionnaire administre avec le conseil, sans approuver les factures ni voter. Une personne qui sert plusieurs copropriétés passe de l'une à l'autre au pied du menu. Chaque accès donné ou retiré est annoncé au conseil.

Le conseil liste les places de stationnement et l'unité à qui chacune appartient. Le libellé est libre, parce que beaucoup de places n'ont pas de numéro : « P-12 », ou « Garage, 2e place à gauche de la porte ». Le conseil voit toute la liste ; chaque copropriétaire voit les places de son unité. Les places ne portent pas de quote-part : elle reste sur l'unité.

Chaque ligne du budget montre son montant de l'exercice précédent, et le total aussi. En brouillon, les postes de l'an dernier pas encore repris sont listés sous le tableau. À la création, un bouton reprend tous les postes de l'an dernier, montants et notes compris, pour les ajuster plutôt que de tout ressaisir. Chaque ligne porte maintenant une note affichée en entier, et une ligne se modifie tant que le budget est en brouillon.

Le toit lâche et le fonds de prévoyance ne suffit pas : entrez le montant et les quotes-parts, et vous voyez ce que paie chaque unité, versement par versement, au cent près. Le tableau sort en PDF, à joindre à la convocation de l'assemblée que le conseil doit consulter. C'est gratuit, sans compte, et rien de ce que vous saisissez n'est conservé. Le calculateur et le guide de la cotisation spéciale sont dans les ressources.

Le formulaire sécurisé de Helcim, où vous saisissez la carte de votre abonnement, s'affiche maintenant dans la langue de votre page, en français ou en anglais. « Changer de carte » ne propose plus la carte déjà enregistrée : vous y saisissez directement la nouvelle. Rien à faire de votre côté.

Un appel de fonds se répartit maintenant entre le fonds d'exploitation, le fonds de prévoyance et le fonds d'autoassurance, selon votre budget, et chaque versement suit cette répartition, au prorata : un copropriétaire qui paie la moitié de son appel verse la moitié de sa part de prévoyance. Les soldes des fonds le reflètent sans virement à saisir, et le copropriétaire voit sur son appel la part qui est mise de côté. La dotation au fonds d'autoassurance a sa propre catégorie au budget.

Le calendrier montre maintenant tout ce qui a une date dans votre copropriété, sur un mois, une semaine ou l'exercice entier. Chaque date vient de l'écran qui la porte : la convocation suit l'assemblée, l'échéance du carnet suit la dernière intervention, et chacune se barre quand c'est fait. Le conseil reçoit chaque vendredi la liste des sept prochains jours, et chacun peut s'abonner au calendrier dans Google Agenda ou Outlook.

Kohabit emploie maintenant les mots du Code civil, les mêmes dans l'application, sur le site, dans les courriels et dans les documents qu'il produit. Vous remarquerez ces changements de nom :

• « Modules » devient « Raccourcis » sur le tableau de bord.
• « Carnet conforme » devient « Carnet à jour ».
• « Résidents » devient « Copropriétaires » là où seuls les copropriétaires sont concernés : votes, assemblées, appels de fonds, convocations, procès-verbaux. Les annonces, les documents, les idées, les événements et l'annuaire restent aux résidents.
• « Fraction » devient « Unité » dans les écrans d'assemblée et de vote.
• En anglais, « Fund calls » devient « Assessments ».

Les locataires ne reçoivent plus les notifications ni les courriels de vote : ils ne votent pas. Les courriels déjà reçus et les documents déjà produits ne changent pas.

Un trésorier bénévole ne souffre pas de ne pas pouvoir prélever : il souffre de ne pas savoir qui a payé. Kohabit lit désormais les avis de dépôt Interac reçus par courriel et propose l'imputation à l'échéance correspondante. Rien ne bouge sans vous : l'avis attend votre confirmation, et c'est elle qui crée le paiement. Kohabit ne détient aucun fonds et ne touche pas au virement.

Le fonds d'autoassurance se calcule sur la plus haute franchise prévue par les assurances souscrites par le syndicat. Encore faut-il connaître ces polices : Kohabit les enregistre maintenant, avec leur assureur, leur échéance, leurs franchises et leurs pièces. Le fonds s'en déduit, et l'attestation de vente y puise au lieu de vous faire ressaisir les mêmes chiffres. À ne pas confondre avec le registre des assurances par unité de l'article 1073, qui recense celles des copropriétaires.

Quand une unité se vend, le syndicat a quinze jours pour produire l'attestation sur l'état de la copropriété, dont le contenu est fixé par le décret 991-2025. Notre générateur pose les huit renseignements exigés, regroupés en cinq rubriques, et rend le PDF à faire signer par votre conseil. Il est ouvert à tous, sans inscription et sans courriel, et rien de ce qui y est saisi n'est conservé. Dans Kohabit, ces rubriques se remplissent seules à partir de vos données.

Kohabit tient désormais toute l'assemblée générale (AG), pas seulement le vote. Vous préparez l'ordre du jour point par point, vous envoyez la convocation dans les délais du Code civil, et chacun reçoit son lien personnel. Ceux qui ne pourront pas venir votent par anticipation ou donnent procuration, en précisant les fractions que leur mandataire portera.

Le jour venu, vous ouvrez la séance et vous avancez point par point. Le quorum se recalcule à chaque arrivée et à chaque départ, la majorité qui s'applique dépend de la question posée (art. 1096, 1097 et 1098 C.c.Q.), et les résultats s'affichent dès la clôture du scrutin. Un écran de projection reprend l'essentiel pour la salle, pendant que ceux qui suivent de chez eux voient la même chose sur leur téléphone.

Personne n'est écarté parce qu'il n'a pas de compte. Le secrétaire ouvre la console de salle et enregistre les votes exprimés à main levée, fraction par fraction, avec un raccourci pour tout le reste de la salle. Une tablette posée à l'entrée peut aussi servir de borne : le copropriétaire vote lui-même, sans créer de compte, et le registre note qui a saisi quoi.

À la clôture, Kohabit rédige un premier jet du procès-verbal à partir de ce qui s'est passé en séance : présences, quorum constaté, décisions et résultat de chaque vote. Vous relisez, vous corrigez, vous transmettez à tous les copropriétaires en une fois. La convocation et le procès-verbal rejoignent ensuite vos documents, consultables par tous, pour que la trace reste longtemps après la séance.

Un ordre du jour vide, une convocation jamais envoyée, des quotes-parts qui ne tombent pas juste : ces manques ne se découvrent plus le soir de l'assemblée. La liste des assemblées et la fiche de chacune affichent ce qui bloque encore, avec le lien pour le corriger, tant qu'il reste du temps devant vous.

Quand un copropriétaire vend, le syndicat doit fournir une attestation. Kohabit la prépare à partir de vos données : soldes, fonds, travaux prévus. Vous relisez, vous complétez ce que vous seul savez, vous finalisez. Elle reste consultable ensuite, avec son historique.

Chaque copropriété peut activer ses frais de retard et fixer son taux. Chacun voit ce qui est exigible à ce jour plutôt qu'un montant annuel qui ne dit rien de sa situation du moment. Vos coordonnées de paiement se règlent une fois et s'affichent là où le copropriétaire en a besoin. Et le grand livre a désormais son propre écran, accessible depuis la comptabilité.

Chaque conversation affiche qui l'a lue. Vous y ajoutez des participants en cours de route, avec ou sans l'historique selon ce qu'ils ont à savoir. Et quand le conseil écrit à un copropriétaire, la conversation s'ouvre directement, sans passer par un ticket.

Kohabit change de visage pour le lancement : un vert forêt, une touche d'argile, et de la couleur seulement là où elle veut dire quelque chose. Les écrans, les courriels et les PDF que vous envoyez, appels de fonds, reçus et procès-verbaux, portent maintenant la même signature. Un copropriétaire reconnaît ce qui vient de sa copropriété sans lire l'expéditeur.

Kohabit sort de l'accès anticipé. Deux formules : Kohabit Flex au mois, Kohabit Zen à l'année avec deux mois offerts, à 2,99 $ par porte par mois. Chaque nouvelle copropriété commence par un essai gratuit, sans carte de crédit.

Mise à jour : l'essai est maintenant de 60 jours.

Merci aux syndicats qui ont façonné Kohabit pendant l'accès anticipé : les copropriétés créées avant le lancement reçoivent 3 mois d'abonnement offerts, appliqués automatiquement à leur compte.

Reliez le OneDrive ou le SharePoint de votre copropriété à Kohabit. Les fichiers que vous déposez sur votre Drive sont importés automatiquement dans votre médiathèque, prêts à classer en un geste (catégorie et visibilité). En retour, chaque document créé dans Kohabit est sauvegardé dans un dossier dédié sur votre Drive : vous gardez ainsi votre propre copie de sécurité. La synchronisation est bidirectionnelle et instantanée, avec détection des doublons pour ne jamais importer deux fois le même fichier, et la liste se met à jour en direct dès qu'un nouveau document arrive.

Organisez les réunions du conseil d'administration de bout en bout. Proposez plusieurs horaires et laissez chaque membre indiquer ses disponibilités dans une grille claire, construisez l'ordre du jour à plusieurs, puis confirmez la date retenue. Après la réunion, rédigez le procès-verbal (présences et ordre du jour pré-remplis), exportez-le en PDF à l'en-tête Kohabit, et diffusez-le en un clic à tous les copropriétaires, qui le retrouvent aussi dans leurs documents. Kohabit calcule l'échéance légale des 30 jours, l'affiche et relance le conseil avant la date limite.

Le conseil d'administration peut créer un budget annuel avec ses lignes de dépenses, le faire approuver, puis générer des appels de fonds par unité au prorata de la quote-part. Les appels sont envoyés par courriel à chaque copropriétaire avec leur montant personnel.

Chaque copropriétaire accède à son solde courant, ses appels de fonds en attente et l'historique de ses paiements directement depuis son tableau de bord.

Le budget approuvé peut être exporté en PDF et envoyé par courriel aux copropriétaires directement depuis l'interface, avec le document sauvegardé automatiquement dans la médiathèque.

Un copropriétaire écrit au conseil sans ouvrir de ticket de maintenance. Le conseil voit la demande arriver dans sa barre de navigation, et reçoit un courriel.

Le conseil dispose d'un fil privé, que les copropriétaires ne voient pas. C'est là qu'on prépare une décision avant de l'annoncer, sans ouvrir un fil de courriels à cinq.

Vous recevez la notification, vous répondez dessus, et c'est fait. Votre réponse rejoint le fil sans que vous ouvriez Kohabit.

Chaque message affiche les membres du conseil qui l'ont lu. Utile quand le conseil est à cinq et que personne ne sait qui a pris le sujet.

Joignez des fichiers PDF, photos ou documents à vos annonces. Les résidents les reçoivent directement dans leur courriel.

Les copropriétaires peuvent maintenant inviter un autre occupant à rejoindre leur unité depuis leur espace personnel.

L'option "Se souvenir de moi" à la connexion évite de devoir se reconnecter à chaque visite.

Chaque résident peut supprimer son compte ou télécharger l'ensemble de ses données personnelles directement depuis son profil.

Les courriels envoyés aux résidents sont maintenant plus lisibles sur mobile et moins susceptibles d'atterrir dans les spams.

Les exigences s'affichent et se cochent au fur et à mesure. Vous voyez pourquoi un mot de passe est refusé avant d'appuyer sur Envoyer.

La page des tarifs porte maintenant un calculateur : vous entrez le nombre de portes, vous voyez le prix.