Politique de confidentialité

1. Introduction

Cette politique dit ce que Kohabit collecte, où il le garde et pendant combien de temps.

Cette politique est conforme à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25) du Québec ainsi qu'à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) au niveau fédéral.

2. Informations que nous collectons

Nous collectons uniquement les informations nécessaires au fonctionnement de l'application :

• • Informations de compte : nom, adresse courriel, numéro de téléphone (facultatif)
• • Informations de copropriété : nom de la copropriété, adresse, nombre d'unités
• • Données d'utilisation : informations sur votre utilisation de Kohabit, pour le faire fonctionner et le corriger
• • Données techniques : adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation (collectées automatiquement)

3. Les adresses laissées sans créer de compte

Quatre endroits du site permettent de laisser une adresse courriel sans créer de compte : la démonstration sur téléphone, qui envoie un lien pour reprendre sur un ordinateur et le document destiné au conseil ; le formulaire du kit du conseil ; le calculateur de fonds de prévoyance, qui envoie son rapport et n'inscrit l'adresse dans la liste que si la case prévue à cet effet est cochée ; et le récapitulatif de la démonstration sur ordinateur. Ces adresses forment une liste de contacts, distincte des comptes.

Ce que nous conservons : l'adresse courriel ; la source et la page par lesquelles elle a été laissée, avec leurs dates ; la langue ; le type d'appareil, téléphone ou ordinateur ; pour la démonstration sur téléphone, le bulletin déposé dans la mise en scène et l'ouverture éventuelle du lien de reprise ; la date d'envoi de chaque courriel de suivi, ou celle où il a été écarté parce qu'il arrivait trop tard ; la date d'une réponse à ces courriels ; le consentement aux nouveautés lorsqu'il a été donné ; la date d'un désabonnement ; et, le cas échéant, une note écrite après un échange.

Ce que nous ne conservons pas : ni nom, ni copropriété, ni adresse IP, ni renseignement sur le navigateur. Depuis septembre 2026, l'adresse IP et l'agent utilisateur des contacts ne sont plus enregistrés, et les valeurs existantes ont été effacées.

Pourquoi : envoyer ce qui a été demandé, puis deux courriels de suivi, soit trois envois au plus par adresse. Trois jours après la première demande, Ben, la personne qui construit Kohabit, écrit pour poser une question ; les réponses arrivent directement dans sa boîte. Quatorze jours après, un courriel dit ce que la Loi 16 demande d'ici le 15 août 2028 et ce que Kohabit fait. Chacun porte un lien de désabonnement. Un désabonnement, une réponse ou la création d'un compte arrête ces envois. L'inscription aux nouveautés est un consentement distinct, décoché par défaut, qui se retire au même endroit.

Combien de temps : douze mois à compter du dernier geste de la personne : une nouvelle demande, l'ouverture d'un lien de reprise, un désabonnement. Passé ce délai, le contact est supprimé automatiquement.

Comment le faire retirer : le lien de désabonnement au bas de chaque courriel, ou une demande à info@kohabit.ca.

Si l'adresse crée un compte Kohabit, elle cesse d'être traitée comme un contact : les courriels de suivi s'arrêtent, et les renseignements liés au compte relèvent des autres sections de cette politique.

4. Comment nous utilisons vos informations

Nous utilisons vos informations uniquement pour :

• • Faire fonctionner Kohabit
• • Communiquer avec vous concernant votre compte et nos services
• • Assurer la sécurité de l'application
• • Respecter nos obligations légales

Nous ne vendons jamais vos données à des tiers.

5. Stockage, sécurité et rétention

Vos données sont stockées à Beauharnois, au Québec, chez OVH Hosting Inc. Le trafic du site transite par Cloudflare, entreprise américaine, qui le protège des attaques ; les courriels de notification partent par un fournisseur d'envoi. Nous utilisons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos informations contre l'accès non autorisé, la perte ou la destruction.

Exception : intégration Drive optionnelle. Si l'administrateur active la synchronisation avec un Drive externe (Microsoft OneDrive ou SharePoint), des copies de vos documents sont alors stockées chez Microsoft, un fournisseur américain, et ne sont plus hébergées exclusivement au Canada. Cette option est désactivée par défaut ; tant qu'aucun Drive n'est connecté, l'affirmation ci-dessus s'applique intégralement. En savoir plus.

Vos données sont chiffrées en transit et au repos, et nous effectuons des sauvegardes régulières pour assurer leur intégrité.

Les adresses laissées sans créer de compte ont leur propre durée, à la section 3.

Rétention : vos données sont conservées pendant toute la durée de votre utilisation de l'application. En cas de fermeture de compte, vos données personnelles sont supprimées dans un délai de 30 jours, sauf obligation légale de conservation plus longue. Les copies éventuellement déposées sur le Drive de l'administrateur (OneDrive / SharePoint) échappent au contrôle de Kohabit : il revient à l'administrateur de les supprimer depuis son propre Drive.

Suppression d'une copropriété : l'administration d'un syndicat peut demander l'effacement définitif des données de sa copropriété. La demande est revue par Kohabit, puis un délai de 90 jours s'écoule avant l'effacement. Ce délai existe pour que le syndicat puisse revenir sur sa décision et récupérer ses données ; il peut annuler à tout moment pendant cette période, et un rappel est envoyé aux membres sept jours avant l'échéance. Passé ce délai, le registre, les documents, la comptabilité et le carnet d'entretien sont effacés de nos serveurs et ne sont plus récupérables, y compris en sauvegarde.

Ce qui survit à cet effacement : les factures et paiements de l'abonnement Kohabit, qui sont nos propres registres fiscaux et que la loi nous impose de conserver six ans. Ils décrivent ce que nous avons facturé, et sont détachés de la copropriété disparue. Le journal de l'opération est également conservé.

Ce que la loi impose au syndicat de conserver de son côté ne dépend pas de nous : procès-verbaux et carnet d'entretien sans limite de durée, pièces comptables au moins sept ans, pièces fiscales six ans. Avant toute suppression, il revient au syndicat de récupérer ces documents au moyen de l'export intégral, disponible à tout moment depuis l'application.

6. Partage d'informations

Nous ne partageons vos informations personnelles qu'avec votre consentement explicite ou lorsque la loi l'exige. Nous ne vendons, ne louons ni ne partageons vos données avec des tiers à des fins commerciales. En dehors de l'intégration Drive optionnelle (Microsoft OneDrive / SharePoint), que l'administrateur active explicitement et qui copie alors vos documents chez Microsoft, vos documents ne sortent pas de chez notre hébergeur. Les courriels de notification, eux, transitent par un fournisseur d'envoi. En savoir plus sur cette exception.

7. Vos droits

Conformément à la Loi 25 et à la LPRPDE, vous avez le droit de :

• • Accéder à vos informations personnelles
• • Corriger des informations inexactes
• • Demander la suppression de vos données
• • Retirer votre consentement
• • Exporter vos données

Pour exercer ces droits, contactez-nous à info@kohabit.ca.

8. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25, le président de Technologies Kohabit Inc. est désigné responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l'organisation.

Pour toute question relative à la protection de vos données ou pour exercer vos droits, vous pouvez le contacter à info@kohabit.ca.

9. Incidents de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité susceptible de causer un préjudice sérieux à une personne concernée, nous nous engageons à en informer la Commission d'accès à l'information (CAI) ainsi que les personnes affectées, conformément aux obligations prévues par la Loi 25.

10. Cookies et technologies similaires

Nous utilisons des cookies essentiels pour le fonctionnement de l'application. Vous pouvez gérer vos préférences de cookies via notre système de consentement. Pour plus d'informations, consultez notre politique de cookies.

11. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre. Pour tout changement substantiel affectant vos droits ou la façon dont nous traitons vos données, nous vous en informerons par courriel avec un préavis raisonnable avant son entrée en vigueur.

12. Contact

Pour toute question concernant cette politique de confidentialité ou pour exercer vos droits, contactez-nous à info@kohabit.ca.