Questions fréquentes
Trouvez rapidement les réponses aux questions les plus fréquentes sur Kohabit, le logiciel de gestion de copropriété pour syndicats bénévoles au Québec.
Démarrage
Est-ce vraiment gratuit pendant l'accès anticipé ?
Oui, l'accès est entièrement gratuit pendant la période bêta, sans carte de crédit requise. Vous avez accès à toutes les fonctionnalités de la plateforme dès l'inscription. Vous serez informé 30 jours avant tout changement de tarif, avec la possibilité d'exporter vos données si vous ne souhaitez pas continuer.
Faut-il installer une application ?
Non, Kohabit est une application web accessible depuis n'importe quel navigateur, sur ordinateur ou sur mobile. Il n'y a rien à télécharger ni à installer. Votre syndicat est opérationnel en quelques minutes, depuis n'importe quel appareil connecté à Internet.
Combien de temps faut-il pour configurer Kohabit ?
La configuration de base prend moins de 30 minutes : créer votre association, saisir les unités et leurs millièmes, puis inviter vos membres par courriel. Les fonctionnalités avancées comme le carnet d'entretien et le budget se configurent progressivement, à votre rythme.
Faut-il que tous mes copropriétaires s'inscrivent avant de commencer ?
Non. Vous pouvez commencer à utiliser Kohabit seul, en tant que syndic. Vos copropriétaires n'ont pas besoin de créer un compte pour recevoir les annonces et participer aux votes : tout fonctionne par courriel. Un compte leur donne accès à l'interface complète, mais c'est entièrement optionnel.
Comment inviter mes copropriétaires ?
Depuis le tableau de bord, cliquez sur Inviter un résident. Kohabit envoie automatiquement un courriel d'invitation à chaque membre. Ils peuvent voter, recevoir les annonces et consulter les documents sans jamais créer de compte, simplement en répondant aux courriels qu'ils reçoivent.
Puis-je importer mes données Excel existantes ?
Pour le moment, la saisie est manuelle. Kohabit est conçu pour que la configuration initiale soit rapide : saisir les unités, les millièmes et les membres d'un immeuble de 10 à 20 unités prend généralement moins d'une heure. L'import de fichiers est sur notre roadmap et sera annoncé via les Nouveautés.
Fonctionnalités
Est-ce que mes résidents doivent créer un compte ?
Non. Les membres invités reçoivent les annonces, peuvent voter et répondre aux discussions directement par courriel, sans créer de compte. Créer un compte est optionnel : cela donne accès à l'interface complète (tableau de bord, historique des finances, documents partagés), mais rien n'oblige un copropriétaire à s'inscrire.
Les locataires peuvent-ils utiliser Kohabit ?
Oui. Vous pouvez inviter des locataires avec des droits limités : ils reçoivent les annonces qui les concernent et peuvent soumettre des tickets de maintenance, mais ils n'ont pas accès aux votes, aux finances ni aux documents confidentiels du syndicat.
Comment fonctionne le vote par millième (tantième) ?
Lors de la création d'un scrutin, Kohabit pondère automatiquement chaque voix selon les millièmes configurés pour chaque unité. Le quorum est calculé en temps réel et affiché pendant toute la durée du vote. Les résidents peuvent voter depuis leur courriel en un clic, sans se connecter. L'historique complet de chaque scrutin est archivé et accessible à tout moment.
Comment organiser une assemblée générale (AG) dans Kohabit ?
Vous créez une convocation via le module Annonces, joignez les documents nécessaires (ordre du jour, états financiers, rapports), et lancez les votes officiels en parallèle. Les membres reçoivent tout par courriel. Après l'AG, vous enregistrez le procès-verbal dans les Documents. L'ensemble de l'historique des AG est consultable en quelques secondes, sans fouiller dans vos courriels.
Comment fonctionne le module de maintenance ?
Les résidents signalent un problème directement depuis l'application ou par courriel. Le ticket est catégorisé (plomberie, électricité, espaces communs, ascenseur), assigné à un membre du syndic, et suivi avec un fil de commentaires et des photos jointes. Chaque mise à jour déclenche une notification au résident concerné. Le syndic dispose d'un tableau de bord avec tous les tickets ouverts, en cours ou résolus.
Comment gérer le budget de mon syndicat ?
Le module Budget vous permet de planifier vos dépenses annuelles par poste (entretien, assurances, réserves), de calculer automatiquement la contribution de chaque unité selon ses millièmes, et de générer les appels de fonds périodiques. Chaque copropriétaire peut consulter son solde et télécharger ses reçus. Le syndic dispose d'un tableau de bord financier en temps réel.
Qu'est-ce que l'assistant IA Koa ?
Koa est l'assistant de recherche intégré à Kohabit. Il parcourt en quelques secondes l'ensemble de vos documents, annonces, procès-verbaux et registres pour répondre à vos questions en langage naturel. Par exemple : Quel est le montant du fonds de prévoyance ? ou Quelle décision a été prise à la dernière AG concernant l'ascenseur ? Toutes vos données restent hébergées au Canada et ne sont jamais envoyées à des serveurs étrangers.
Qu'est-ce que la boîte à idées communautaire ?
La boîte à idées permet à chaque résident de proposer des améliorations pour l'immeuble, de voter pour ou contre les idées des autres, et de suivre leur avancement. Une idée populaire peut être convertie en scrutin officiel en un clic. C'est un outil pour impliquer vos copropriétaires sans multiplier les réunions.
Kohabit fonctionne-t-il sur téléphone mobile ?
Oui. Kohabit est entièrement adapté aux écrans mobiles via votre navigateur web. Pas d'application à télécharger : vous accédez à toutes les fonctionnalités depuis Safari ou Chrome sur votre téléphone. Pour les résidents qui ne souhaitent pas utiliser l'interface web, tout fonctionne également par courriel.
Peut-on gérer les réservations d'espaces communs ?
Oui. Le module Espaces communs permet de gérer les réservations de la salle communautaire, des stationnements visiteurs, du gym ou de tout autre espace partagé dans votre immeuble. Les résidents voient les disponibilités et font leurs demandes directement depuis la plateforme.
Kohabit propose-t-il un calendrier partagé ?
Oui. Le module Calendrier centralise tous les événements de votre copropriété : réunions du conseil syndical, assemblées générales, journées d'entretien, réservations d'espaces communs. Chaque membre peut consulter le calendrier depuis son espace ou recevoir les événements par courriel.
Quels rapports financiers puis-je générer ?
Kohabit inclut un module de comptabilité et de rapports qui vous permet de visualiser l'état financier de votre syndicat : budgets par exercice, suivi des appels de fonds, paiements reçus et soldes par copropriétaire. Ces données sont accessibles en temps réel et peuvent être exportées pour votre comptable ou présentées à l'assemblée générale.
Conformité légale
En quoi Kohabit aide-t-il à se conformer à la Loi 16 ?
La Loi 16 (Loi modifiant le Code civil et d'autres dispositions législatives en matière de copropriété divise) impose aux syndicats québécois de tenir un carnet d'entretien et de réaliser une étude du fonds de prévoyance avant août 2028. Kohabit intègre un module de carnet d'entretien conforme : vous consignez chaque intervention avec date, fournisseur, coût et notes, par composante du bâtiment. Ce registre est exportable en PDF à tout moment pour être présenté à un notaire ou lors d'une vente.
Le calculateur de fonds de prévoyance remplace-t-il une étude officielle ?
Non. Le calculateur disponible sur Kohabit est un outil d'estimation indicative, destiné à aider les syndics à comprendre l'ordre de grandeur des contributions nécessaires. L'étude du fonds de prévoyance au sens de la Loi 16 doit être réalisée par un professionnel agréé (notaire, ingénieur ou évaluateur). Le calculateur de Kohabit est un point de départ, pas un document légal.
Qu'est-ce que la Loi 25 impose aux syndicats de copropriété ?
La Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels) s'applique à tous les organismes qui collectent des données personnelles au Québec, y compris les syndicats bénévoles. Depuis septembre 2023, un syndicat doit désigner un responsable de la protection des renseignements personnels, avoir une politique de confidentialité accessible, et signaler toute atteinte à la Commission d'accès à l'information. Kohabit est conçu pour minimiser les données collectées et facilite la conformité : aucun traçage publicitaire, données jamais revendues, droit à l'effacement respecté.
Pourquoi héberger ses données de copropriété au Canada ?
La plupart des outils de collaboration courants (Google Drive, OneDrive, Dropbox) sont hébergés sur des serveurs américains, soumis au CLOUD Act américain. Cette loi permet aux autorités américaines d'accéder aux données stockées par des entreprises américaines, peu importe où les serveurs se trouvent physiquement. Pour un syndicat québécois, cela signifie que les noms, adresses et informations financières de vos copropriétaires peuvent être accessibles à des tiers étrangers. Kohabit héberge toutes ses données exclusivement sur des serveurs canadiens, soumis à la loi québécoise.
Kohabit est-il soumis au CLOUD Act américain ?
Non. Kohabit est une entreprise canadienne dont les serveurs sont situés au Canada. Le CLOUD Act américain s'applique aux entreprises américaines ou à leurs filiales. Les données hébergées sur Kohabit ne sont soumises qu'aux lois canadiennes et québécoises, notamment la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels.
Tarifs et données
Quel est le tarif après la période bêta ?
Le tarif prévu après la période d'accès anticipé est de 2,99 $ CAD par porte par mois, ou 29,90 $ par porte par année. Vous serez informé 30 jours à l'avance avant tout passage à un plan payant, sans surprise.
Qu'est-ce qu'une porte ?
Une porte correspond à une unité dans votre copropriété : un appartement, un local commercial, ou un stationnement privé constituent chacun une porte. Un immeuble de 10 condos avec 10 stationnements privés compte 20 portes.
Y a-t-il des frais cachés ?
Non. Le tarif par porte couvre l'accès à l'ensemble des fonctionnalités : votes, documents, budget, maintenance, carnet d'entretien et assistant IA. Il n'y a pas de module payant séparé ni de frais de mise en place.
Puis-je annuler à tout moment ?
Oui. Il n'y a pas d'engagement minimum. Vous pouvez exporter l'intégralité de vos données depuis les paramètres à tout moment, puis résilier sans frais.
Que se passe-t-il à mes données si j'arrête ?
Vous pouvez exporter toutes vos données (documents, votes, historique financier, carnet d'entretien) depuis la section Paramètres. Aucune donnée n'est supprimée sans votre accord explicite. En cas de résiliation, vos données sont conservées pendant 30 jours supplémentaires pour vous permettre de tout récupérer.
Est-ce que les données quittent le Canada ?
Non. Toutes les données sont hébergées exclusivement sur des serveurs canadiens. Elles ne sont jamais exportées, revendues ni partagées avec des tiers à l'étranger.
Est-ce conforme à la Loi 25 (Québec) ?
Kohabit est aligné avec les exigences de la Loi 25 : collecte minimale de données, aucune revente, droit à l'effacement respecté, hébergement exclusivement au Canada. Ce n'est pas un avis juridique : nous vous recommandons de consulter un professionnel pour votre situation spécifique.
Support et évolution
Kohabit remplace-t-il un gestionnaire professionnel ?
Non. Kohabit est conçu pour les syndicats autogérés par des bénévoles qui ne souhaitent pas (ou ne peuvent pas) engager un gestionnaire professionnel. Il centralise et simplifie les tâches administratives courantes. Pour les syndicats plus complexes avec de nombreuses unités ou des enjeux juridiques importants, un gestionnaire professionnel reste la meilleure option. Kohabit peut toutefois compléter son travail en centralisant la communication avec les résidents.
Comment contacter le support ?
Par courriel à [email protected]. Vous pouvez aussi utiliser le bouton Feedback directement dans l'application, disponible en bas à gauche de l'interface.
Puis-je faire une demande de fonctionnalité ?
Oui, et vos retours ont un impact direct. Utilisez le bouton Feedback dans l'application ou écrivez-nous à [email protected]. La roadmap de Kohabit est en grande partie orientée par les demandes des syndicats en accès anticipé.