Comment préparer et animer une assemblée générale de copropriété au Québec

L'assemblée générale (AG) est l'un des moments les plus importants dans la vie d'un syndicat de copropriété. C'est là que les copropriétaires prennent les décisions qui engagent l'immeuble pour l'année à venir : budget, travaux majeurs, élection des administrateurs, modifications au règlement. Pourtant, pour beaucoup de syndics bénévoles, organiser une AG reste une source de stress et d'incertitude.

Ce guide vous explique, étape par étape, comment préparer et animer une assemblée générale conforme au Code civil du Québec — sans stress et sans mauvaises surprises.

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Qu'est-ce qu'une assemblée générale de copropriété ?

L'assemblée générale est la réunion formelle de tous les copropriétaires d'un syndicat. Elle constitue l'organe décisionnel suprême du syndicat : certaines décisions ne peuvent être prises que par les copropriétaires réunis en assemblée, pas par le conseil d'administration seul.

On distingue deux types d'assemblées :

• L'assemblée générale annuelle (AGA) : obligatoire chaque année, dans les 6 mois suivant la fin de l'exercice financier. Elle permet d'approuver les états financiers, le budget, d'élire les administrateurs et de traiter les points courants.
• L'assemblée générale extraordinaire (AGE) : convoquée ponctuellement pour des décisions urgentes ou importantes qui ne peuvent attendre l'AG annuelle (travaux majeurs imprévus, modification de la déclaration de copropriété, etc.).

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Quand tenir l'assemblée générale annuelle ?

Le Code civil du Québec (art. 1087) impose que l'AGA se tienne dans les 6 mois suivant la fin de l'exercice financier du syndicat. Si votre exercice se termine le 31 décembre, l'AG doit avoir lieu avant le 30 juin.

Ne pas tenir d'AG annuelle expose le syndicat à des recours de la part des copropriétaires et fragilise la légitimité des décisions du conseil d'administration.

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Comment convoquer les copropriétaires ?

Le délai de convocation

La convocation doit être envoyée au moins 10 jours avant la date de l'assemblée (art. 1087 C.c.Q.). Il est recommandé d'envoyer la convocation 15 à 21 jours à l'avance pour laisser le temps aux copropriétaires de se préparer.

Le contenu de la convocation

La convocation doit obligatoirement contenir :

• La date, l'heure et le lieu de l'assemblée
• L'ordre du jour complet
• Tout document pertinent sur lequel les copropriétaires devront se prononcer (états financiers, budget proposé, etc.)

Les modes de convocation

La convocation peut être envoyée par courrier recommandé, courriel (si le copropriétaire a consenti à ce mode), ou remise en main propre. Conservez toujours une preuve d'envoi.

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L'ordre du jour type d'une AGA

Un ordre du jour bien structuré est la clé d'une AG efficace. Voici un modèle standard pour une assemblée générale annuelle :

1. Ouverture de l'assemblée et vérification du quorum
2. Adoption de l'ordre du jour
3. Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière assemblée
4. Rapport du conseil d'administration (état de l'immeuble, travaux réalisés)
5. Présentation et adoption des états financiers de l'exercice écoulé
6. Présentation et adoption du budget prévisionnel
7. Mise à jour du fonds de prévoyance
8. Élection des administrateurs (si mandats à renouveler)
9. Questions diverses
10. Clôture de l'assemblée

Évitez d'ajouter des points de dernière minute à l'ordre du jour le jour même — cela peut invalider certaines décisions si elles n'étaient pas annoncées dans la convocation.

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Le quorum : combien faut-il de personnes présentes ?

Le quorum est le nombre minimal de copropriétaires (ou leurs représentants) nécessaires pour que l'assemblée puisse délibérer valablement. En vertu du Code civil du Québec, le quorum est atteint lorsque les copropriétaires présents ou représentés détiennent plus de 50 % des voix de tous les copropriétaires.

Si le quorum n'est pas atteint à l'heure prévue, l'assemblée est généralement suspendue pendant 30 minutes, puis les copropriétaires présents peuvent délibérer, quel que soit leur nombre, pour les points ordinaires.

La procuration

Un copropriétaire qui ne peut pas être présent peut donner une procuration à un autre copropriétaire ou à toute autre personne pour le représenter et voter en son nom. La procuration doit être écrite et remise avant le début de l'assemblée.

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Les types de votes et majorités requises

Toutes les décisions ne requièrent pas la même majorité. En copropriété divise au Québec, on distingue :

Majorité simple (plus de 50 % des voix exprimées)

• Adoption des états financiers
• Approbation du budget
• Décisions courantes de gestion

Majorité absolue (plus de 50 % de toutes les voix du syndicat)

• Élection des membres du conseil d'administration
• Certaines modifications aux règles de l'immeuble

Double majorité (75 % des voix + majorité des copropriétaires)

• Travaux majeurs affectant les parties communes
• Certaines modifications importantes à la déclaration de copropriété

Unanimité

• Modifications à l'acte constitutif de copropriété
• Changement de destination de l'immeuble

Connaître ces majorités à l'avance évite les contestations après l'assemblée.

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Le procès-verbal : ne le négligez pas

Le procès-verbal est le compte rendu officiel de l'assemblée. Il doit être rédigé avec soin et consigner :

• La date, l'heure, le lieu et le nombre de participants
• La vérification du quorum
• L'ensemble des points discutés
• Le résultat de chaque vote (avec le nombre de voix pour, contre et abstentions)
• Les décisions adoptées

Le procès-verbal doit être signé par le président et le secrétaire de l'assemblée, puis conservé dans les archives du syndicat. Il constitue la preuve légale que les décisions ont été prises régulièrement.

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Les erreurs les plus courantes à éviter

1. Oublier d'envoyer la convocation dans les délais

Une convocation tardive peut invalider les décisions prises lors de l'assemblée.

2. Ne pas préparer les documents à l'avance

Les copropriétaires doivent recevoir les états financiers et le budget proposé avant l'AG, pas le jour même.

3. Mélanger les points à l'ordre du jour et les discussions informelles

Seules les décisions prises sur des points à l'ordre du jour sont valides.

4. Ne pas tenir de procès-verbal

Sans procès-verbal, les décisions sont impossibles à prouver en cas de litige.

5. Ignorer les abstentions et les votes contre

Tous les votes doivent être consignés, même les votes négatifs et les abstentions.

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Comment Kohabit simplifie la gestion de vos assemblées

Organiser une AG demande une coordination rigoureuse. Kohabit centralise tout ce dont vous avez besoin :

• Annonces et convocations : envoyez la convocation à tous les copropriétaires depuis la plateforme, avec accusé de lecture
• Partage de documents : mettez les états financiers, le budget et les rapports à disposition avant l'AG
• Votes en ligne : pour les sondages préparatoires ou les décisions simples
• Conservation des procès-verbaux : archivez vos PV dans l'espace documents du syndicat, accessibles à tous

Le tout hébergé au Canada, conforme à la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels.

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