Comment préparer et animer une assemblée générale de copropriété au Québec

Réponse rapide. Au Québec, l'assemblée annuelle des copropriétaires doit se tenir dans les six mois suivant la fin de l'exercice financier, et l'avis de convocation doit partir au moins 10 jours et au plus 45 jours avant la séance (art. 346 C.c.Q.), accompagné des pièces financières que le Code exige. Le quorum est atteint quand les copropriétaires présents ou représentés détiennent la majorité des voix. S'il n'est pas atteint, l'assemblée n'est pas sauvée par une pause de courtoisie : elle est reportée à une nouvelle date, et à cette seconde assemblée le quorum devient les trois quarts des membres présents ou représentés. Voici comment préparer et animer une assemblée qui tienne, point par point.

Ce que l'assemblée décide, et ce que le conseil peut décider seul

L'assemblée générale est la réunion formelle de tous les copropriétaires. C'est l'organe décisionnel le plus élevé du syndicat : certaines décisions ne peuvent être prises que par les copropriétaires réunis, jamais par le conseil d'administration de sa seule initiative. Le conseil administre au quotidien, exécute le budget adopté, engage les fournisseurs, suit les travaux. L'assemblée, elle, approuve les comptes, fixe le cadre budgétaire, élit les administrateurs et autorise ce qui sort de l'ordinaire.

Confondre les deux est la première source d'ennuis dans une petite copropriété. Un conseil qui décide seul de travaux majeurs prend une décision fragile, qu'un copropriétaire peut faire annuler par le tribunal (art. 1103 C.c.Q.). À l'inverse, un conseil qui convoque une assemblée pour chaque détail épuise ses copropriétaires et finit par ne plus réunir personne.

On distingue deux types d'assemblées. L'assemblée annuelle est obligatoire : elle approuve les états financiers, présente le budget, élit les administrateurs et traite les points courants. L'assemblée extraordinaire est convoquée ponctuellement, pour une décision qui ne peut attendre l'assemblée annuelle : un sinistre, des travaux imprévus, une modification de la déclaration de copropriété.

Quand tenir l'assemblée annuelle

Le syndicat est une personne morale, et les règles générales du Code civil sur les personnes morales s'appliquent à son assemblée. L'article 345 prévoit que l'assemblée annuelle se tienne dans les six mois suivant la fin de l'exercice financier. Si votre exercice se clôt le 31 décembre, l'assemblée doit donc avoir lieu au plus tard le 30 juin.

Votre déclaration de copropriété peut raccourcir ce délai, et beaucoup le font, souvent à 90 ou 120 jours. Elle ne peut pas l'allonger. Le réflexe à avoir avant toute autre chose : ouvrir la déclaration et noter la date butoir réelle de votre immeuble, parce que c'est celle-là qui vous engage.

Ne pas tenir d'assemblée annuelle n'entraîne pas de sanction automatique, mais fragilise tout le reste. Sans états financiers approuvés, le conseil administre sans mandat clair ; sans budget présenté, les appels de fonds sont contestables ; et un copropriétaire mécontent dispose d'un argument sérieux contre les décisions prises entre-temps.

La convocation : le délai et les pièces obligatoires

Deux règles se superposent, et il faut respecter les deux.

Le délai. L'avis de convocation doit être transmis au moins 10 jours avant la séance, et au plus 45 jours (art. 346 C.c.Q.). Ces bornes sont un plancher et un plafond légaux : votre déclaration peut exiger un préavis plus long que 10 jours, jamais plus court. En pratique, viser 15 à 21 jours laisse aux copropriétaires le temps de lire les documents et d'organiser une procuration, tout en restant dans la fenêtre.

Les pièces. L'article 1087 est précis sur ce qui doit accompagner l'avis de l'assemblée annuelle : le bilan, l'état des résultats de l'exercice écoulé, l'état des dettes et des créances, le budget prévisionnel, tout projet de modification de la déclaration de copropriété, ainsi qu'une note sur les modalités essentielles des contrats envisagés et des travaux projetés. Une convocation qui arrive seule, en promettant les chiffres pour le soir même, ne respecte pas cet article.

Sur le mode d'envoi : courrier, remise en main propre, ou courriel si le copropriétaire a consenti à ce mode de communication. Le consentement au courriel n'est pas un détail, c'est ce qui rend l'envoi opposable. Conservez systématiquement une preuve d'envoi et la liste des destinataires : le jour où une décision est contestée, c'est la première chose qu'on vous demandera.

Le droit d'ajouter un point à l'ordre du jour

C'est la règle la plus souvent ignorée des conseils bénévoles, et elle protège les copropriétaires. Dans les cinq jours suivant la réception de l'avis de convocation, tout copropriétaire peut faire inscrire une question à l'ordre du jour (art. 1088 C.c.Q.).

Deux conséquences pratiques. D'abord, un conseil qui envoie la convocation à 10 jours pile se laisse très peu de marge pour intégrer une demande et rediffuser l'ordre du jour complété : c'est un argument de plus pour convoquer à 15 ou 21 jours. Ensuite, une demande reçue dans les délais ne se refuse pas parce qu'elle dérange. L'ignorer, c'est offrir un motif de contestation à celui qui l'a formulée.

À l'inverse, une fois l'ordre du jour arrêté et diffusé, on n'y ajoute pas de point le soir de l'assemblée. Une décision votée sur un sujet qui n'avait pas été annoncé est attaquable, même si tout le monde était d'accord dans la salle.

L'ordre du jour

Un ordre du jour d'assemblée annuelle suit une trame stable : ouverture et vérification du quorum, adoption de l'ordre du jour, procès-verbal de la dernière assemblée, rapport du conseil, états financiers de l'exercice écoulé, budget prévisionnel, contribution au fonds de prévoyance, élection des administrateurs, questions diverses, clôture.

Notre modèle d'ordre du jour d'assemblée générale annuelle détaille chaque point, explique comment l'adapter à votre immeuble et se copie librement, sans inscription. Plutôt que de reprendre ici ce qu'il contient, un conseil pratique : classez les points dans l'ordre de leur charge émotionnelle croissante. Les approbations formelles d'abord, les sujets qui divisent ensuite, et les questions diverses en toute fin. Une assemblée qui commence par le sujet le plus disputé ne traite jamais le reste.

Le quorum, et ce qui se passe s'il n'est pas atteint

Le quorum est constitué par les copropriétaires détenant la majorité des voix (art. 1089 C.c.Q.). Attention à la mécanique du calcul : les voix se comptent en valeur relative des fractions (art. 1090 C.c.Q.), pas par tête. Dans un immeuble où deux grandes unités pèsent plus que quatre petites, quatre personnes dans la salle ne font pas forcément le quorum, et deux personnes peuvent suffire.

Si le quorum n'est pas atteint, l'assemblée ne peut pas délibérer. C'est là que beaucoup de conseils se trompent : il n'existe pas de règle permettant d'attendre trente minutes puis de siéger valablement à quelques présents. L'assemblée est reportée à une nouvelle date, avec un nouvel avis envoyé à tous les copropriétaires. Et à cette seconde assemblée, le quorum devient les trois quarts des membres présents ou représentés, ce qui la rend praticable quel que soit le taux de participation.

Autre point utile à connaître : si le quorum se défait en cours de séance, parce que des copropriétaires partent, tout copropriétaire présent peut demander l'ajournement. Mieux vaut donc traiter les votes importants tôt, pendant que la salle est pleine.

Le vrai remède, lui, n'est pas procédural. Un quorum qui manque est presque toujours le symptôme d'une année sans communication : des copropriétaires qui n'ont rien reçu depuis douze mois ne se déplacent pas pour approuver des chiffres qu'ils découvrent. Un canal d'annonces suivi toute l'année fait plus pour le quorum que n'importe quelle relance de dernière minute. Et si vous cherchez comment le quorum se calcule exactement, il se compte en voix et non en personnes : notre guide du quorum et des majorités détaille le calcul.

Les procurations

Un copropriétaire empêché peut se faire représenter. La procuration doit être écrite, identifier clairement le mandant, le mandataire et l'assemblée concernée, et être remise avant l'ouverture de la séance. Vérifiez ce que dit votre déclaration de copropriété : certaines encadrent le nombre de procurations qu'une même personne peut porter.

Le geste le plus utile est de joindre un formulaire de procuration à la convocation, plutôt que d'attendre que les absents y pensent. C'est la mesure la plus simple pour sécuriser un quorum dans un immeuble où plusieurs unités sont louées ou détenues par des copropriétaires qui habitent ailleurs.

Les majorités, et pourquoi elles ne se négocient pas

Toutes les décisions ne se prennent pas au même seuil, et appliquer le mauvais seuil est un motif d'annulation.

Les décisions courantes se prennent à la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés (art. 1096 C.c.Q.) : approbation des états financiers, budget, gestion ordinaire, élection des administrateurs.

Les décisions plus lourdes relèvent d'une majorité qualifiée : les trois quarts des voix des copropriétaires présents ou représentés (art. 1097 C.c.Q.). C'est le seuil des travaux qui modifient les parties communes et de plusieurs modifications de la déclaration de copropriété.

Enfin, les décisions les plus structurantes exigent les trois quarts des copropriétaires représentant 90 % des voix (art. 1098 C.c.Q.), notamment le changement de destination de l'immeuble.

Un point que peu de conseils connaissent, et qui tranche beaucoup de débats : toute stipulation de la déclaration de copropriété qui modifie le nombre de voix requis par le Code pour une décision est réputée non écrite (art. 1101 C.c.Q.). Autrement dit, votre déclaration ne peut ni durcir ni assouplir ces seuils. Si quelqu'un vous affirme que « chez nous, la déclaration prévoit une autre majorité », c'est le Code qui gagne.

Avant l'assemblée, listez chaque point à voter avec le seuil applicable en face. Cinq minutes de préparation évitent une décision à refaire un an plus tard.

Le procès-verbal

Le procès-verbal est la preuve que les décisions ont été prises régulièrement. Il consigne la date, l'heure et le lieu, la vérification du quorum, les points traités, le résultat précis de chaque vote avec les voix pour, contre et les abstentions, et les décisions adoptées.

Trois exigences pratiques. Il est signé par le président et le secrétaire de l'assemblée. Il est conservé au registre du syndicat, accessible aux copropriétaires. Et le conseil le transmet aux copropriétaires, absents compris, dans les 30 jours de l'assemblée (art. 1102.1 C.c.Q.) : un procès-verbal rédigé six mois plus tard n'est plus un procès-verbal, c'est une reconstitution. Consigner les votes contre et les abstentions n'est pas une formalité : c'est ce qui démontre que le seuil de majorité a réellement été atteint.

Les cinq erreurs qui fragilisent une assemblée

Elles reviennent toutes pour la même raison : elles ne se voient pas le soir même, seulement le jour où une décision est contestée.

Envoyer la convocation hors délai, ou sans les pièces de l'article 1087. Ignorer une demande d'inscription à l'ordre du jour reçue dans les cinq jours. Croire qu'une pause de trente minutes remplace la seconde assemblée quand le quorum manque. Appliquer une majorité simple à une décision qui relevait d'une majorité qualifiée. Et se passer de procès-verbal, ou n'y noter que les décisions sans les résultats de vote.

Ces cinq erreurs ont un point commun : elles ouvrent la porte à un recours en annulation devant le tribunal (art. 1103 C.c.Q.). Une assemblée bien convoquée n'est pas une formalité administrative, c'est ce qui rend vos décisions solides.

Ce que Kohabit fait de cette séquence

L'essentiel du travail d'une assemblée se joue avant. Trois mois avant, le trésorier boucle les états financiers et le conseil bâtit le budget. Un mois avant, la convocation part avec ses pièces. Après la séance, le procès-verbal est rédigé et les appels de fonds émis selon le budget adopté. Notre guide de l'autogestion d'une petite copropriété replace ces échéances dans le calendrier annuel complet du conseil, et propose un calendrier à télécharger.

Kohabit couvre cette séquence : la convocation part à tous les copropriétaires, qui répondent sans compte à créer, et le procès-verbal est prérédigé à la clôture puis archivé pour le conseil suivant.

Questions fréquentes

Quel est le délai légal pour convoquer une assemblée de copropriétaires au Québec ?

Au moins 10 jours et au plus 45 jours avant la séance (art. 346 C.c.Q.). Votre déclaration de copropriété peut exiger un préavis plus long, jamais plus court. Viser 15 à 21 jours laisse le temps aux copropriétaires de préparer une procuration et d'exercer leur droit d'ajouter un point à l'ordre du jour.

Que faire si le quorum n'est pas atteint ?

L'assemblée ne peut pas délibérer et doit être reportée à une nouvelle date, avec un nouvel avis à tous les copropriétaires. À cette seconde assemblée, le quorum est constitué des trois quarts des membres présents ou représentés (art. 1089 C.c.Q.). Il n'existe pas de règle permettant de patienter trente minutes puis de siéger à quelques présents.

Un copropriétaire peut-il imposer un sujet à l'ordre du jour ?

Oui. Dans les cinq jours de la réception de l'avis de convocation, tout copropriétaire peut faire inscrire une question à l'ordre du jour (art. 1088 C.c.Q.). Le conseil ne peut pas écarter une demande reçue dans ce délai parce que le sujet le dérange.

Notre déclaration prévoit une majorité différente de celle du Code : laquelle s'applique ?

Celle du Code. Toute stipulation de la déclaration qui modifie le nombre de voix requis pour une décision est réputée non écrite (art. 1101 C.c.Q.).

Peut-on tenir l'assemblée en visioconférence ?

Oui. Depuis 2021, une assemblée peut être tenue à l'aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux (art. 1088.1 C.c.Q.). Ceux qui participent ainsi votent par un moyen qui permet de vérifier les votes après coup et de préserver le secret du vote quand il est demandé (art. 1089.1 C.c.Q.).

Que risque le syndicat s'il ne tient pas d'assemblée annuelle ?

Il n'y a pas d'amende automatique, mais tout devient fragile : comptes non approuvés, budget non présenté, appels de fonds contestables, et un motif solide pour un copropriétaire qui souhaite attaquer les décisions du conseil.

Sources

• Code civil du Québec, art. 345 et 346 (assemblée des personnes morales), sur LégisQuébec
• Code civil du Québec, art. 1087 à 1090, 1096 à 1098, 1101, 1102.1 et 1103 (copropriété divise), sur LégisQuébec
• Règles en matière de gestion des copropriétés divises, Québec.ca

Écrit par Ben, fondateur de Kohabit et administrateur bénévole de sa propre copropriété. Cet article informe, il ne remplace pas un avis juridique.

Les délais de votre déclaration de copropriété priment sur les usages. Pour une décision sensible, consultez un notaire ou un avocat en droit de la copropriété.