Attestation sur l'état de la copropriété : le guide du syndicat bénévole (avec modèle gratuit)

Depuis le 14 août 2025, chaque vente de condo au Québec déclenche une nouvelle obligation. Le vendeur doit remettre à l'acheteur potentiel une attestation du syndicat sur l'état de la copropriété, et c'est votre conseil d'administration qui doit la produire, en 15 jours.

Pour un conseil d'administration bénévole, cela signifie qu'une demande peut arriver n'importe quand, sans préavis, avec un chronomètre légal qui démarre aussitôt. Ce guide explique qui doit quoi, ce que l'attestation doit contenir, comment la produire sans paniquer, et fournit un modèle gratuit à copier, sans inscription.

L'essentiel en 30 secondes

L'attestation sur l'état de la copropriété est un document signé par le syndicat qui dresse le portrait financier, assurantiel, juridique et matériel de la copropriété. Elle vient de l'article 1068.1 du Code civil du Québec, et son contenu minimal est fixé par le Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise (décret 991-2025), en vigueur depuis le 14 août 2025.

Trois règles à retenir. Le vendeur a l'obligation de la remettre au promettant-acheteur, mais c'est le syndicat qui la produit. Le syndicat dispose de 15 jours suivant la demande écrite du copropriétaire pour la fournir. Et il ne peut poser aucune condition préalable : pas besoin d'une promesse d'achat signée pour avoir droit à son attestation.

Qui fait quoi dans une vente

Le vendeur demande l'attestation par écrit à son syndicat, idéalement dès qu'il décide de vendre, et la remet à l'acheteur potentiel. Le syndicat la produit dans les 15 jours et la signe. L'acheteur s'en sert pour prendre une décision éclairée, et peut aussi demander directement au syndicat des documents et renseignements sur l'immeuble (article 1068.2). Le courtier et le notaire s'assurent que le document circule, mais l'obligation légale reste celle du vendeur.

Un point qui rassure beaucoup de CA : si personne ne demande l'attestation et que la vente se conclut sans elle, le syndicat n'est pas en défaut. Son obligation est réactive. Les conséquences d'une attestation manquante se jouent entre le vendeur et l'acheteur.

Ce que l'attestation doit contenir

Le règlement prescrit un contenu minimal, organisé en cinq volets. Aucun formulaire gouvernemental n'est imposé : vous pouvez utiliser votre propre document tant que tout y est.

1. Identification de la partie privative. L'unité vendue, son adresse, son numéro.

2. Renseignements financiers. Le montant total du fonds de prévoyance à la date de l'attestation et le montant recommandé par l'étude du fonds pour le début de l'année en cours. Les liquidités disponibles pour les dépenses courantes. Les contributions aux charges communes des trois dernières années (montants exigés et montants réellement payés). Le surplus ou déficit des trois derniers états financiers. Et le budget prévisionnel, annexé.

3. Renseignements assurantiels. La confirmation que le syndicat détient les assurances exigées par l'article 1073 du Code civil, le montant du fonds d'autoassurance et la plus haute franchise prévue par les polices. Ces deux derniers éléments sont les plus souvent oubliés.

4. Renseignements juridiques. Les litiges en cours devant les tribunaux auxquels le syndicat est partie, et les modifications apportées à la déclaration de copropriété au cours des trois dernières années.

5. Renseignements sur l'immeuble et la partie privative. Les inspections et expertises réalisées à l'initiative du syndicat depuis cinq ans. Les réparations majeures et remplacements effectués sur les parties communes depuis cinq ans, avec leurs coûts. Ceux prévus pour les dix prochaines années, avec leurs coûts estimés. Et les sinistres ayant touché l'unité vendue ou les parties communes depuis cinq ans.

Le syndicat peut ajouter tout document ou renseignement qu'il juge pertinent : déclaration de copropriété, règlement de l'immeuble, étude du fonds de prévoyance.

Produire l'attestation en 15 jours sans paniquer

Le délai de 15 jours se compte en jours de calendrier à partir de la demande écrite. Voici la méthode qui fonctionne pour un CA bénévole.

Accusez réception dans les 48 heures, en confirmant la date d'échéance. Répartissez ensuite la collecte : le trésorier couvre les finances et les assurances, le secrétaire les registres et les modifications à la déclaration, le président les travaux, inspections et litiges. Visez un document assemblé au jour 10, pour garder une marge de relecture.

La signature revient à une personne autorisée par le syndicat, qui certifie que les renseignements sont véridiques et exacts à sa connaissance. Conservez une copie au registre du syndicat.

La vraie leçon est ailleurs : l'attestation n'est difficile que si vos registres ne sont pas à jour. Un syndicat qui tient ses états financiers, son carnet d'entretien Loi 16, son étude du fonds de prévoyance et son registre des décisions au fil de l'eau remplit ce document en une heure ou deux. Un syndicat qui cherche ses factures dans trois boîtes de courriels y passe ses 15 jours.

Les cinq pièges à éviter

Attendre une promesse d'achat avant de produire : le règlement ne le permet pas, la demande écrite du copropriétaire suffit. Omettre des travaux identifiés comme nécessaires mais pas encore votés : l'attestation couvre les réparations majeures prévues sur dix ans, pas seulement celles approuvées. Oublier le fonds d'autoassurance et la plus haute franchise, les deux champs les plus négligés. Signer sans vérifier : une attestation inexacte peut engager la responsabilité du syndicat envers le vendeur comme envers l'acheteur. Et dépasser le délai, ce qui peut retarder ou faire échouer la vente, avec des dommages réclamables au syndicat.

Questions fréquentes

Un condo s'est vendu sans qu'on nous demande l'attestation. Sommes-nous en défaut ? Non. L'obligation de remise appartient au vendeur et celle du syndicat est réactive : produire dans les 15 jours d'une demande. Sans demande, rien à faire, sinon accueillir le nouveau copropriétaire et mettre vos registres à jour.

Le syndicat peut-il facturer des frais pour produire l'attestation ? Le règlement ne prévoit rien à ce sujet. Si votre déclaration de copropriété ou votre règlement de l'immeuble permet des frais administratifs, ils doivent rester raisonnables. Dans le doute, plusieurs syndicats absorbent le coût comme dépense d'administration courante.

Qui peut signer l'attestation ? Toute personne autorisée par le syndicat, en pratique un administrateur, souvent le président ou le secrétaire, ou le gestionnaire mandaté.

L'acheteur peut-il s'adresser directement au syndicat ? Oui, l'article 1068.2 lui permet de demander des documents et renseignements sur l'immeuble. L'attestation elle-même, en revanche, transite par le vendeur.

Modèle gratuit d'attestation

Voici une trame complète couvrant le contenu minimal du règlement. Copiez-la, adaptez-la à votre copropriété, et faites-la vérifier au besoin par un professionnel.

Produire l'attestation en quelques minutes plutôt qu'en quinze jours

Tout ce que l'attestation exige (états financiers, fonds de prévoyance, carnet d'entretien, sinistres, décisions, modifications à la déclaration) correspond exactement aux registres qu'un syndicat devrait tenir au quotidien. C'est précisément ce que Kohabit centralise pour les syndicats bénévoles : finances, documents, décisions et obligations Loi 16 au même endroit, en français et hébergé au Canada. Quand la demande d'attestation arrive, l'information est déjà là.

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Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique. Pour une situation particulière, consultez un notaire ou un avocat en droit de la copropriété.

Sources : art. 1068.1 et 1068.2 du Code civil du Québec (LégisQuébec), Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise (décret 991-2025, Gazette officielle du Québec), fiches CondoLegal sur l'attestation, guide de pratique OACIQ sur les nouvelles règles 2025.