Guide d'accueil du nouveau copropriétaire : qui doit remettre quoi

Réponse rapide. Le jour où une unité change de mains, trois obligations distinctes se croisent, et elles ne pèsent pas sur la même personne. Le vendeur doit remettre à l'acheteur une attestation du syndicat sur l'état de la copropriété (art. 1068.1 C.c.Q.). Le syndicat doit tenir son registre à la disposition des copropriétaires et en délivrer copie moyennant des frais raisonnables (art. 1070 et 1070.1 C.c.Q.). Et le nouveau copropriétaire, que personne ne prévient, doit aviser le syndicat de son acquisition dans les 15 jours (art. 1065 C.c.Q.). Tout le reste, le jour des ordures, l'emplacement de la vanne d'eau, le numéro à appeler la nuit, ne relève d'aucune obligation, et c'est pourtant ce qui sépare un voisin qui s'intègre de six mois de courriels. Ce guide démêle les trois, et vous donne un modèle de trousse d'accueil à personnaliser pour votre immeuble.

Trois obligations, trois personnes différentes

Quand une unité se vend, un conseil bénévole reçoit en général deux messages la même semaine : celui d'un notaire qui réclame des documents, et celui d'un nouveau voisin qui demande où sortir ses ordures. La plupart des conseils répondent aux deux de la même façon, au jugé. C'est là que ça dérape, parce que la première demande est étroitement encadrée par la loi et que la seconde ne l'est pas du tout. Les confondre fait perdre du temps dans un cas et de l'argent dans l'autre.

Le Code civil du Québec répartit le travail entre trois personnes.

Le vendeur doit remettre au promettant acheteur une attestation du syndicat sur l'état de la copropriété, dont la forme et le contenu sont déterminés par règlement du gouvernement (art. 1068.1). Le syndicat n'est pas celui qui remet l'attestation à l'acheteur : il la produit, dans un délai de 15 jours, pour le copropriétaire qui en fait la demande. La nuance a l'air scolaire, elle ne l'est pas. Un conseil qui envoie l'attestation directement à l'acheteur court-circuite le vendeur, qui reste pourtant le débiteur de l'obligation.

Le syndicat doit tenir un registre à la disposition des copropriétaires (art. 1070) et en permettre la consultation (art. 1070.1). C'est une obligation de mise à disposition, pas de livraison : la loi n'impose à personne de composer une trousse de bienvenue. Elle impose de pouvoir répondre à qui demande.

Le nouveau copropriétaire doit aviser le syndicat de son acquisition dans les 15 jours (art. 1065). C'est la plus ignorée des trois, y compris par les acheteurs eux-mêmes, qui supposent que le notaire s'en charge.

Une trousse d'accueil ne remplace aucune de ces obligations. Elle fait autre chose, et c'est pour ça qu'elle vaut la peine : elle empêche les trois de dégénérer en dix échanges de courriels, et elle transporte une partie du droit de votre immeuble qui n'est publiée nulle part. Nous y venons.

Ce que le syndicat doit tenir à la disposition des copropriétaires

L'article 1070 dresse la liste, et elle est plus longue que ce que la plupart des conseils ont sous la main.

Le registre contient le nom et l'adresse postale de chaque copropriétaire, les procès-verbaux des assemblées de copropriétaires et des réunions du conseil, les résolutions écrites, le règlement de l'immeuble et ses modifications, ainsi que les états financiers. Il contient aussi la déclaration de copropriété, les copies des contrats auxquels le syndicat est partie, une copie du plan cadastral, les plans et devis de l'immeuble bâti, les certificats de localisation s'ils sont disponibles, le carnet d'entretien et l'étude du fonds de prévoyance. Il contient enfin une description des parties privatives assez précise pour que les améliorations apportées par les copropriétaires soient identifiables.

La consultation obéit à l'article 1070.1 : elle doit pouvoir se faire en présence d'un administrateur ou d'une personne désignée par le conseil, à des heures raisonnables, selon les modalités prévues au règlement de l'immeuble. Tout copropriétaire a le droit d'obtenir copie du registre et de ces documents, moyennant des frais raisonnables.

Deux conséquences pratiques pour un conseil bénévole. D'abord, « raisonnable » se définit tranquillement à l'avance ou se négocie dans la crispation : écrivez une fois pour toutes vos modalités de consultation et votre tarif de copie, et mettez-les dans la trousse d'accueil. Ensuite, un registre éparpillé entre trois ordinateurs rend cette obligation impossible à tenir sans y passer une soirée. C'est le même problème de fond qu'une transition de conseil qui se passe mal : la mémoire de l'immeuble n'a pas d'adresse fixe.

Un point à connaître depuis 2022 : le registre, les documents tenus à la disposition des copropriétaires et tout document rédigé par le syndicat à l'intention d'un copropriétaire doivent être rédigés en français (art. 1070.1.1). Votre trousse d'accueil en fait partie.

Ce que le vendeur doit remettre, et qu'on réclame au syndicat à tort

La vente d'une fraction passe par une attestation du syndicat sur l'état de la copropriété. C'est le vendeur qui doit la remettre au promettant acheteur, en temps utile, et le syndicat qui la produit sur demande du copropriétaire dans les 15 jours (art. 1068.1). Nous en avons détaillé le contenu et mis un modèle en libre accès dans notre guide de l'attestation sur l'état de la copropriété.

Deux autres textes complètent le tableau, et ce sont ceux qui coûtent de l'argent quand on les ignore.

L'article 1068.2 permet au promettant acheteur de demander directement au syndicat les documents et renseignements de nature à lui permettre de donner un consentement éclairé. Le syndicat est tenu de les fournir avec diligence, sous réserve des dispositions relatives à la protection de la vie privée, et aux frais du demandeur. Le conseil doit aussi transmettre au propriétaire de la fraction ou à ses ayants cause ce qu'il a fourni à l'acheteur. Autrement dit : oui, vous devez répondre ; non, vous n'avez pas à absorber les frais ; et le vendeur a le droit de savoir ce qui a été communiqué à son sujet.

L'article 1069 est le plus brutal, et il se retourne contre les conseils lents. Celui qui acquiert une fraction est tenu au paiement de toutes les charges communes dues relativement à cette fraction au moment de l'acquisition, avec les intérêts. Mais celui qui se propose d'acquérir peut demander au syndicat un état des charges communes dues, et il n'est alors tenu au paiement de ces charges que si l'état lui est fourni par le syndicat dans les 15 jours de la demande. L'état fourni est ajusté selon le dernier budget annuel.

Relisez la deuxième phrase. Un acheteur qui demande l'état et ne reçoit rien dans les 15 jours n'hérite pas des arriérés de son vendeur. Le syndicat, lui, garde une créance contre un ancien copropriétaire déjà parti avec le produit de la vente. Une boîte courriel de syndicat relevée une fois par mois peut donc coûter directement des milliers de dollars. Pour un dossier réel, faites confirmer la lecture par un notaire : la mécanique se joue au jour près.

L'obligation du nouveau copropriétaire, que personne ne lui dit

L'article 1065 est court et sans ambiguïté : celui qui acquiert une fraction, par quelque mode que ce soit, y compris par suite de l'exercice d'un droit hypothécaire, doit en aviser le syndicat dans les 15 jours.

Presque personne ne le sait. Ni les acheteurs, qui supposent que le notaire transmet l'information au syndicat, ni beaucoup de conseils, qui découvrent le changement en voyant un camion de déménagement. Le résultat est toujours le même : des appels de fonds envoyés à l'ancienne adresse, un registre des copropriétaires faux, et un avis de convocation qui n'atteint pas la moitié de ses destinataires. Or un registre inexact fragilise tout ce qui en découle, à commencer par les décisions prises en assemblée.

La trousse d'accueil est le meilleur endroit pour rappeler cette obligation, parce qu'elle arrive au bon moment et qu'elle fournit l'adresse à laquelle écrire. Une simple ligne « avis d'acquisition reçu le ______ » dans votre modèle vaut mieux qu'un rappel enterré dans un procès-verbal que personne ne relit.

Le piège des modifications au règlement de l'immeuble

Voici le point qui justifie à lui seul l'existence d'une trousse d'accueil, et il est presque invisible.

La déclaration de copropriété comprend l'acte constitutif de copropriété, le règlement de l'immeuble et l'état descriptif des fractions (art. 1052). Elle est inscrite au registre foncier et lie les copropriétaires ainsi que leurs ayants cause à compter de son inscription (art. 1060 et 1062). Jusque-là tout va bien : un acheteur obtient la déclaration chez le notaire, et elle s'impose à lui.

Mais l'article 1060 traite les modifications au règlement de l'immeuble autrement que le reste. Elles doivent être apportées de manière expresse, dans un procès-verbal ou une résolution écrite des copropriétaires, et il suffit qu'elles soient déposées au registre tenu par le syndicat. Elles ne passent pas par le Bureau de la publicité foncière.

La conséquence est directe : un nouveau copropriétaire qui a lu la déclaration chez son notaire a lu un texte incomplet. Toutes les règles votées depuis, l'interdiction du barbecue au propane, la fenêtre horaire des déménagements, le protocole d'insonorisation des planchers flottants, vivent uniquement dans votre registre. Il ne les connaît pas, et il n'a aucun moyen simple de les découvrir avant de les enfreindre.

C'est exactement ce qu'une trousse d'accueil règle. Elle ne fait pas que souhaiter la bienvenue : elle transporte la partie du droit de votre immeuble qui n'est publiée nulle part ailleurs.

Le cas du locataire : pas remis, pas opposable

Beaucoup d'immeubles comptent autant de locataires que de propriétaires occupants, et les trousses d'accueil les oublient presque toujours. C'est une erreur, et cette fois la sanction est écrite noir sur blanc.

L'article 1057 : le règlement de l'immeuble est opposable au locataire ou à l'occupant d'une partie privative dès qu'un exemplaire du règlement ou de ses modifications lui est remis par le copropriétaire ou, à défaut, par le syndicat. Lisez la condition à l'envers : tant que personne ne lui a rien remis, le règlement ne lui est pas opposable. Un conseil qui veut faire respecter une règle par un locataire à qui rien n'a jamais été transmis se bat sans arme.

L'article 1065 boucle la boucle. Le copropriétaire qui loue sa partie privative doit en aviser le syndicat dans les 15 jours en indiquant le nom du locataire, la durée du bail et la date à laquelle il lui a remis une copie du règlement de l'immeuble. La loi réclame donc une date de remise. Une trousse d'accueil qui se termine par un accusé de réception daté et signé produit exactement cette date, et elle la produit avant qu'on en ait besoin plutôt que six mois après, de mémoire.

La même logique s'applique, avec les adaptations nécessaires, quand la partie privative est occupée autrement que par un bail.

Ce qui relève de la courtoisie, et qui vous fera gagner le plus de temps

Tout ce qui précède est obligatoire. Ce qui suit ne l'est pas, et c'est pourtant la partie que les nouveaux arrivants redemandent le plus, parce que personne ne l'écrit jamais.

Faites la liste de ce que vous, membre du conseil, savez sans y penser :

• Les ordures et le recyclage : quel jour, où sont les bacs, ce qu'on fait du compost et des encombrants.
• Le déménagement : faut-il réserver l'ascenseur, protéger les cadres de porte, existe-t-il une plage horaire, un dépôt de garantie.
• Le stationnement : la place attribuée, celles des visiteurs, la règle pendant le déneigement, qui fait remorquer.
• La buanderie, les rangements, l'accès au toit ou à la cour : horaires, jetons, codes.
• Le bruit, les animaux, les barbecues, les planchers : les trois ou quatre règles qui génèrent la grande majorité des plaintes chez vous. Pas les vingt autres.
• Les urgences : où se trouvent la vanne d'eau principale et celle de l'unité, où est le panneau électrique, qui appeler pour un dégât d'eau à deux heures du matin, et quel est le numéro de la police d'assurance du syndicat.

Cette dernière ligne justifie à elle seule d'imprimer le document et de le coller à l'intérieur d'une porte d'armoire. Un dégât d'eau qui attend vingt minutes parce que personne ne sait où couper l'eau coûte plus cher que dix ans de trousses d'accueil.

Ajoutez ce qui touche l'argent, puisque c'est la première source de malentendus : le montant de la charge mensuelle et sa date d'exigibilité, les modes de paiement acceptés, à qui écrire pour une question de compte. Rappelez au passage que la contribution aux charges communes se calcule en proportion de la valeur relative de la fraction (art. 1064), et que les copropriétaires qui ont l'usage de parties communes à usage restreint contribuent seuls à l'entretien et aux réparations courantes de ces parties. C'est la première question qu'on pose en découvrant que le voisin ne paie pas la même chose.

Le modèle à personnaliser

Le modèle ci-dessous reprend cette structure : les obligations légales d'abord, la vie pratique ensuite, et un accusé de réception daté à la fin.

Le fichier Word se modifie : mettez-y le nom de votre syndicat, vos coordonnées, vos règles, et supprimez les sections qui ne s'appliquent pas à votre immeuble. Le PDF sert quand vous voulez simplement imprimer et remplir à la main. Les deux se terminent par la même chose, qui est la partie réellement utile : un accusé de réception daté, signé par l'occupant et par un administrateur, à classer au registre.

Comptez une trentaine de minutes pour l'adapter la première fois, puis dix minutes par arrivée. Et gardez une copie remplie : elle devient l'aide-mémoire du conseil suivant.

Cesser de le refaire à chaque vente

Une trousse d'accueil est un symptôme autant qu'une solution. Si la remplir demande de courir après le règlement à jour, le montant exact de la charge, le nom du bon plombier et la date de la dernière inspection, ce n'est pas la trousse qui est le problème.

Un syndicat dont le registre, les contrats, l'historique d'entretien et les coordonnées vivent au même endroit, accessible à tout le conseil plutôt que dans l'ordinateur d'une seule personne, remplit une trousse d'accueil en dix minutes parce que tout y est déjà. Le registre des copropriétaires se met à jour quand quelqu'un arrive, pas une fois par année dans la panique de l'assemblée. La consultation prévue à l'article 1070.1 devient une réponse en une minute au lieu d'une soirée de fouille. C'est ce que change un outil pensé pour les syndicats bénévoles, et c'est la même bascule que celle qui rend une transition de conseil triviale.

Le principe est simple : ce qui vit dans un système survit aux départs et aux arrivées, ce qui vit dans une tête part avec elle.

Foire aux questions

Le syndicat est-il obligé de remettre une trousse d'accueil à un nouveau copropriétaire ?

Non. Aucune disposition n'impose une trousse d'accueil. Le syndicat doit tenir son registre à la disposition des copropriétaires et en permettre la consultation, moyennant des frais raisonnables pour les copies (art. 1070 et 1070.1 C.c.Q.). La trousse d'accueil est volontaire, mais elle règle un vrai problème : les modifications au règlement de l'immeuble ne sont déposées qu'au registre du syndicat (art. 1060), donc un nouveau copropriétaire qui a lu la déclaration chez son notaire ne les connaît pas.

Un nouveau copropriétaire doit-il prévenir le syndicat, ou le notaire s'en charge-t-il ?

C'est l'acquéreur lui-même qui doit aviser le syndicat, dans les 15 jours de l'acquisition (art. 1065 C.c.Q.). L'obligation lui appartient, pas au notaire. C'est pour cette raison qu'un registre des copropriétaires est souvent faux : personne n'a prévenu.

Que doit-on remettre à un locataire, et qui doit le faire ?

Une copie du règlement de l'immeuble. Le règlement ne devient opposable au locataire ou à l'occupant qu'à partir du moment où un exemplaire lui est remis, par le copropriétaire ou, à défaut, par le syndicat (art. 1057 C.c.Q.). Le copropriétaire qui loue doit ensuite aviser le syndicat dans les 15 jours en indiquant le nom du locataire, la durée du bail et la date de cette remise (art. 1065 C.c.Q.).

Peut-on facturer les copies demandées par un acheteur ou un copropriétaire ?

Oui, dans les deux cas, mais sur des bases différentes. Le copropriétaire qui demande copie du registre paie des frais raisonnables (art. 1070.1 C.c.Q.). Le promettant acheteur qui demande des documents au syndicat les obtient à ses frais (art. 1068.2 C.c.Q.). Fixez votre tarif à l'avance et inscrivez-le dans vos documents : c'est plus facile à défendre qu'un montant improvisé sous pression.

Sources

• Code civil du Québec, articles 1052, 1057, 1060, 1062, 1064, 1065, 1068.1, 1068.2, 1069, 1070, 1070.1 et 1070.1.1, sur LegisQuebec (consultés le 5 août 2026)
• Règles sur la gestion des copropriétés divises, Québec.ca
• Guide de l'attestation sur l'état de la copropriété, Kohabit

Écrit par Ben, fondateur de Kohabit et administrateur bénévole de sa propre copropriété. Cet article est informatif et ne remplace pas un avis juridique : pour un cas concret, consultez un notaire ou un avocat en droit de la copropriété.