Retirer sa candidature d'administrateur en assemblée de copropriété, au Québec

Réponse rapide. Avant le vote, un candidat peut se retirer quand il veut : personne ne devient administrateur sans l'avoir accepté. Élu sans l'avoir voulu, il peut refuser le siège. Une fois le poste accepté, partir s'appelle démissionner, et on en avise le syndicat. Dans les trois cas, ce qui évite la dispute six mois plus tard, c'est un procès-verbal qui dit qui s'est présenté, qui s'est retiré, et à quel moment.

Trois sièges, quatre noms, et une main levée

L'assemblée annuelle arrive au point « élection du conseil ». Trois sièges, quatre noms. Au moment de passer au vote, une voisine lève la main : elle a réfléchi, elle ne se présente plus. Le président regarde le secrétaire. Faut-il refaire les bulletins ? Et si elle avait été élue avant de changer d'idée ?

Cette question a été posée presque mot pour mot dans un groupe de copropriétaires cet été. La réponse dépend du moment où la personne se retire.

Avant le vote, on se retire librement

Une candidature n'engage à rien tant que la salle n'a pas voté. Le Code civil est clair sur un point : nul ne peut être désigné administrateur sans son consentement exprès (art. 338 C.c.Q.). Le candidat qui se retire retire ce consentement, et l'assemblée ne peut plus l'élire.

En pratique, le président annonce le retrait, le secrétaire le note avec l'heure, et le vote se fait sur les noms qui restent. Si les bulletins sont déjà imprimés, on barre le nom devant tout le monde. Ce qui compte, c'est que personne ne vote pour elle sans le savoir.

S'il reste autant de candidats que de sièges, ou moins, ouvrez le règlement de l'immeuble. C'est lui qui fixe le nombre d'administrateurs et la façon de les nommer ou de les remplacer (art. 1084 C.c.Q.), donc c'est lui qui dit si on vote quand même.

Élu sans l'avoir voulu

Le cas qui soulève le plus de questions : un copropriétaire absent est proposé par un voisin bien intentionné, et il est élu. Ou une candidate hésitante gagne et découvre le résultat en même temps que la salle.

Le Code ne décrit pas ce moment. Mais puisque le consentement exprès est une condition, la lecture la plus prudente est la suivante : quelqu'un qui n'a jamais accepté peut refuser le siège, et ce refus n'est pas une démission. Le poste reste simplement à pourvoir.

Deux habitudes évitent la situation. Ne proposez pas une personne absente sans un accord écrit de sa part, daté d'avant l'assemblée. Et après chaque élection, posez la question à voix haute : « Acceptez-vous le poste ? » La réponse va au procès-verbal.

Si quelqu'un refuse, l'élection est encore à l'ordre du jour : la salle peut revoter entre les autres candidats. Sinon, le règlement de l'immeuble dit comment le siège sera comblé.

Une fois en poste, c'est une démission

Après avoir accepté, on ne retire plus une candidature : on démissionne. Un administrateur agit comme mandataire du syndicat, et un mandataire peut renoncer à son mandat en avisant le syndicat (art. 2178 C.c.Q.). Un courriel ou une lettre au conseil suffit, avec une copie au registre.

La démission est un droit, avec une seule limite. Celui qui part sans motif sérieux, à un moment où son départ nuit au syndicat, doit réparer le préjudice causé. Quitter la veille de la signature d'un contrat de travaux, quand personne d'autre ne connaît le dossier, est exactement ce qu'il faut éviter.

Démissionner ne ferme pas tout d'un coup. Il faut encore remettre les dossiers en cours et les accès bancaires, et on reste responsable des décisions prises pendant qu'on siégeait, à moins d'avoir fait noter sa dissidence au procès-verbal. La remise suit la même liste qu'un changement de conseil.

Quand le conseil se vide

Un départ ne bloque pas le conseil, sauf si votre règlement prévoit autre chose : les administrateurs qui restent continuent d'agir. Même s'ils ne sont plus assez nombreux pour atteindre le quorum du conseil, ils peuvent convoquer une assemblée pour le compléter.

La petite copropriété à trois administrateurs est la plus exposée. Deux démissions dans la même semaine, et la personne qui reste porte tout. Convoquez l'assemblée sans attendre. Si personne n'accepte de siéger, un copropriétaire peut demander au tribunal de nommer un administrateur.

Ce que le procès-verbal doit dire

Une élection contestée se joue presque toujours sur le procès-verbal. Un copropriétaire qui pense que les voix ont été mal comptées a 90 jours après l'assemblée pour demander au tribunal d'annuler la décision (art. 1103 C.c.Q.). Pour qu'on n'ait pas à reconstituer la soirée de mémoire, notez :

• chaque candidature, et qui l'a proposée ;
• chaque retrait, et s'il a eu lieu avant ou après le vote ;
• le résultat de chaque candidat en voix, pas en mains levées ;
• l'acceptation des élus, et l'accord écrit des absents.

Les voix se comptent selon la quote-part de chaque unité, comme pour toutes les majorités en copropriété. Le modèle d'ordre du jour prévoit déjà le point d'élection.

Ce que votre conseil peut faire cette semaine

1. Relire dans le règlement de l'immeuble le nombre d'administrateurs, la durée du mandat et la façon de remplacer quelqu'un.
2. Demander aux candidats qui ne seront pas là un accord écrit et daté.
3. Préparer la liste des candidatures avec une colonne pour les retraits et l'heure.
4. Ajouter « Acceptez-vous le poste ? » au déroulé, juste après chaque élection.
5. Vérifier qu'aucun candidat n'a de charges communes impayées depuis plus de trois mois : il ne pourrait pas siéger (art. 1086 C.c.Q.).

Ce que fait Kohabit

Dans l'assemblée en direct de Kohabit, les candidatures se déclarent en séance et se retirent d'un clic. Un nom retiré disparaît du bulletin, et les voix se comptent par unité, selon sa quote-part. En cas d'égalité sur le dernier siège, Kohabit ne tranche pas : l'assemblée décide, et vous le notez au procès-verbal. Les copropriétaires qui suivent l'assemblée à distance votent depuis leur lien personnel, sans compte.

Questions fréquentes

Peut-on retirer sa candidature une fois les bulletins distribués ?

Oui. Personne ne devient administrateur sans l'avoir accepté. Annoncez le retrait, notez l'heure au procès-verbal, et vérifiez qu'aucun bulletin ne compte pour ce nom.

Un copropriétaire absent peut-il être élu administrateur ?

Oui, s'il a donné son accord, idéalement par écrit avant l'assemblée. Sans cet accord, il peut refuser le siège, et le poste reste à pourvoir.

Un administrateur peut-il démissionner quand il le veut ?

Oui, en avisant le syndicat, idéalement par écrit. Celui qui part sans motif sérieux, à un moment où son départ nuit au syndicat, peut devoir réparer le préjudice. Il reste responsable des décisions prises pendant qu'il siégeait.

Qui remplace un administrateur qui part ?

Le règlement de l'immeuble le prévoit. S'il ne dit rien, un copropriétaire peut demander au tribunal de nommer un administrateur. En attendant, le conseil continue d'agir avec ceux qui restent.

Sources

• Code civil du Québec, art. 321, 334, 337, 338 et 340 (administration des personnes morales), sur LégisQuébec
• Code civil du Québec, art. 1084, 1086 et 1103 (copropriété divise), sur LégisQuébec
• Code civil du Québec, art. 2178 et 2182 (fin du mandat), sur LégisQuébec

Texte des articles consulté le 17 septembre 2026.

Écrit par Ben, fondateur de Kohabit et administrateur bénévole de sa propre copropriété. Cet article informe, il ne remplace pas un avis juridique.

Pour une situation particulière, consultez un notaire ou un avocat en droit de la copropriété.