5 erreurs courantes dans la gestion d'un syndicat de copropriété

Gérer un syndicat de copropriété, c'est jongler avec la communication, les finances, l'entretien et la réglementation — souvent sans formation spécifique. Voici cinq des erreurs les plus fréquentes.

1. Sous-alimenter le fonds de prévoyance

C'est sans doute l'erreur la plus coûteuse à long terme. Pour éviter d'augmenter les charges mensuelles, certains conseils maintiennent des cotisations insuffisantes.

Résultat : lorsqu'un composant majeur arrive en fin de vie, le fonds est vide et les copropriétaires se retrouvent avec une cotisation spéciale imprévue de plusieurs milliers de dollars.

La solution : faire réaliser une étude de fonds par un professionnel (obligation depuis la Loi 16) et suivre ses recommandations.

2. Ne pas tenir de procès-verbaux des réunions

Chaque décision du conseil devrait être documentée. Sans procès-verbal, il est impossible de prouver qu'une décision a été prise légalement en cas de litige.

La solution : désignez un secrétaire pour chaque réunion. Quelques paragraphes résumant les décisions suffisent.

3. Négliger l'entretien préventif

La réparation d'urgence coûte toujours plus cher que la maintenance planifiée. Un toit non inspecté peut développer des infiltrations non détectées. Une chaudière sans entretien annuel tombe en panne lors d'une vague de froid.

La solution : créez un calendrier d'entretien préventif et respectez-le. Le carnet d'entretien (obligatoire par la Loi 16) est l'outil idéal.

4. Communiquer insuffisamment avec les résidents

Les conflits naissent souvent d'un manque d'information. Les résidents qui ne comprennent pas pourquoi les charges augmentent perdent confiance dans leur conseil.

La solution : communiquez proactivement. Une annonce mensuelle, même courte, crée un climat de confiance durable.

5. Traiter les tickets de maintenance sans suivi

Lorsqu'un résident signale un problème, la demande peut se perdre dans les emails. Sans système de suivi, certains problèmes restent non résolus pendant des mois.

La solution : utilisez un système centralisé pour gérer les demandes de maintenance avec responsable, statut et date de résolution.

Kohabit centralise toutes ces fonctionnalités — tickets, annonces, documents, carnet d'entretien — dans une seule plateforme accessible à toute l'équipe du conseil.